Documento patientprivacy

O presente documento é fornecido pelapatientprimary (“nós”/”nosso”) para que compreenda na íntegra como a sua informação pessoal será utilizada e armazenada.

No âmbito deste documento patientprivacy, as palavras “você” e “seu” referem-se

1. ao doente a que este documento se destina;
2. ao responsável legal que poderá preencher o formulário de recolha de dados (Data Collection Form – DCF) ou o formulário de consentimento informado (Informed Consent Form – ICF) em nome do doente;
3. ao prestador de cuidados que acompanha o doente

COMO RECOLHEMOS INFORMAÇÕES E QUE INFORMAÇÕES RECOLHEMOS

As maneiras como recolhemos informações a seu respeito:

• Quando preencher os formulários DCF/ICF ou outros formulários (tais como o Formulário de Pedido de Reembolso de Despesas e Linhas de Orientação) ou contactar-nos por telefone ou por escrito
• Quando contactar a nossa equipa para obter apoio
• Quando contactar as nossas equipas de viagens e financeira relativamente aos seus pedidos, p. ex., viagem, alojamento ou reembolsos
• Quando utilizar as nossas aplicações ou der feedback sobre as mesmas
• A partir de terceiros, tais como o promotor, o centro de ensaio, os prestadores de serviço, p. ex., táxis/ambulâncias locais, hotéis ou companhias aéreas

As categorias de informação que podemos recolher:

A informação pessoal pode incluir:

• Nome, morada, sexo, data de nascimento, endereço de e-mail, número de telefone, ID do estudo do doente, contactos de emergência, o estudo no qual está a participar, o centro aonde se dirigirá, qualquer assistência especial, requisitos em termos de dieta, preferências relacionadas com viagens, informação do passaporte e outros documentos de identificação para fins de deslocações, dados bancários/informação de pagamento necessária para pedidos de reembolso, o feedback que pode dar-nos relativamente ao estudo ou aos nossos serviços.

Detalhes da transação: informação relacionada com a nossa utilização das aplicações móveis patientprimary e expensefirst (“Apps”)

• A aplicação patientprimary, incluindo: detalhes da visita, pedidos relativos a viagens e alojamento, datas e horas de pedidos e o serviço prestado, informação relacionada com a viagem (localização, data, hora, etc.)
• A aplicação expensefirst, incluindo: o tipo de pedidos de reembolso que enviar, cópias dos recibos, datas e horas das submissões de pedidos, o valor das despesas reclamadas, o estado dos seus pedidos

Também podemos recolher informação sobre indivíduos com quem se relaciona, p. ex., detalhes do contacto de emergência.

Não recolheremos informação sobre o seu estado de saúde, exceto nos casos em que divulgar deliberadamente essa informação.

Informação que podemos recolher através das nossas aplicações:

Se utilizar as nossas aplicações, poderemos recolher a seguinte informação relacionada consigo:

Informação sobre o dispositivo que utilizar, como por exemplo:

• Sistema operativo e versão
• Identificadores exclusivos do dispositivo

Informação sobre a nossa atividade na aplicação, como por exemplo:

• Datas e horas de acesso
• Falhas das aplicações

Informação que recolhemos de terceiros:

Podemos recolher informação de terceiros, tais como o promotor, o centro, os prestadores de serviço, podendo incluir:

• Informação comunicada pelo centro relacionada com a sua participação no estudo, como por exemplo: as datas das suas visitas, qualquer/quaisquer cancelamento(s), adiamentos de visitas, método de reembolso e detalhes de quaisquer cartões que lhe sejam facultados
• Informação comunicada pelos prestadores de serviço a que recorremos para suportar os seus pedidos de reembolso de viagens, alojamento e despesas
• Informação comunicada por outras partes tais como o promotor (p. ex., datas de visita)

Podemos combinar a informação recolhida destas fontes com outras informações na nossa posse.

COMO UTILIZAMOS A SUA INFORMAÇÃO – FINALIDADES DA RECOLHA E PROCESSAMENTO

Podemos recolher e utilizar a sua informação para as seguintes finalidades:

• Para prestarmos os nossos serviços (conforme descrito mais detalhadamente abaixo)
• Fins de segurança: Podemos confirmar a sua identidade em relação aos nossos registos no intuito de evitar fraudes ou usurpação de identidade
• Para reportar à organização de investigação clínica (“CRO”) e/ou Promotor sobre os serviços que lhe são prestados em nome dessa organização
• Para reportar à CRO e/ou ao Promotor relativamente à prestação dos nossos serviços
• Para reportar à CRO e/ou ao Promotor quando nos divulgar alguma informação médica sobre si
• Para realizar operações internas necessárias para prestar os nossos serviços, incluindo testes e monitorização
• Para cumprir as nossas obrigações legais e para fins de auditoria (externa e interna)
• Processos judiciais: Podemos utilizar a informação para investigar e dar seguimento a pedidos e litígios e para proteger os nossos interesses comerciais, em consequência do que poderemos guardar os seus dados no fim do estudo no qual está a participar (conforme descrito mais detalhadamente abaixo).

Quando estivermos a prestar os nossos serviços, podemos utilizar a sua informação pessoal para os seguintes fins:

• Disponibilizar-lhe viagens e alojamento (utilizando a(s) aplicação(ões) ou offline)
• Processar pedidos de reembolso e facilitar-lhe o pagamento (utilizando a(s) aplicação(ões) ou offline)
• Disponibilizar-lhe apoio quando nos contactar, incluindo encaminhar as suas dúvidas para a pessoa relevante e investigar e resolver quaisquer dúvidas que possa ter
• Estabelecer ligação com o centro quando necessário para prestar apoio às suas disposições de viagens/alojamento e reembolsos

COM QUEM PARTILHAMOS AS SUAS INFORMAÇÕES – DESTINATÁRIOS

Podemos partilhar informações pessoais que recolhermos:

• No nosso grupo de empresas

Quando adequado, podemos partilhar informações nos nossos diferentes gabinetes em todo o mundo. Por exemplo, a pessoa responsável pelo seu pedido de reembolso pode ter de comunicar alguma da sua informação a outras pessoas da nossa empresa (p. ex., dados bancários) para processamento do reembolso

• Com os nossos clientes/centros

Recolhemos a sua informação pessoal em nome da CRO/Promotor e podemos partilhá-la com eles, por exemplo, quando solicitarmos a aprovação de um pedido de reembolso. Podemos garantir que a confidencialidade da sua identidade será sempre mantida nesta situação, pois apenas utilizamos a sua ID de doente do estudo, não os seus dados completos. Para ajudar a manter a confidencialidade da sua informação, certifique-se de que todos os pedidos de informações sobre o estudo e os serviços que prestamos são encaminhados para a patientprimary.

Estabeleceremos ligação com o centro relativamente à sua participação no estudo, pelo que partilharemos informações suas, por exemplo, para confirmar quando a viagem estiver agendada e os requisitos de alojamento estiverem tratados. Apenas o faremos se estivermos devidamente autorizados pelo Promotor para estabelecer ligação com o centro

• Com parceiros de negócios e prestadores de serviço

Podemos partilhar informações com terceiros quando necessário para suportar os serviços que lhe são prestados. Por exemplo, se necessitar do reembolso de despesas relacionadas com viagens e/ou alojamento, a sua informação pessoal será partilhada com o prestador da viagem, companhia aérea, hotel e/ou com a entidade emissora do cartão de pagamento no caso de reembolso de despesas. Apenas o faremos se houver um acordo com o terceiro em causa de modo a garantir a proteção da sua informação ou se tivermos a certeza de que a sua informação será devidamente protegida.

Por motivos legais ou em caso de litígio Com os nossos auditores, advogados, contabilistas, consultores e outros conselheiros profissionais

• quando for necessário, dentro do razoável, para fins de obtenção de aconselhamento profissional ou tratamento de litígios jurídicos e riscos.
• Quando a divulgação for necessária para fins de conformidade com uma obrigação legal a que estejamos sujeitos.
• Para fins de auditoria externa, por exemplo, caso sejamos auditados por um cliente ou uma entidade reguladora.

TRANSFERÊNCIAS E ARMAZENAMENTO DOS SEUS DADOS FORA DA EUROPA / EUA

Poderemos transferir os seus dados pessoais para fora da Europa/EUA:

• Dentro do nosso grupo de empresas (ver acima).
• Com os nossos fornecedores de serviço selecionados que poderão necessitar de acesso aos seus dados, p. ex., agências de viagens, companhias aéreas, empresa de transporte local, fornecedor do cartão de crédito para prestação dos serviços (p. ex., viagens) de que possa necessitar. Informamos que estes prestadores também podem guardar os seus dados fora da Europa e, especialmente, dos EUA, onde o nível de proteção pode não ser tão elevado como seria de esperar na Europa.
• Com a CRO/Promotor responsável pela gestão do estudo em que está a participar. Tal será realizado utilizando a sua ID do estudo de doentes de modo a preservar a confidencialidade da sua identidade.
• Envidaremos todas as medidas necessárias para garantir que os seus dados são tratados em segurança (e verificar que proteção pode ser dada, como por exemplo a Privacy Shield Certification), bem como para impedir o acesso não autorizado e a utilização indevida dos dados pessoais.

RETENÇÃO E ELIMINAÇÃO DA SUA INFORMAÇÃO PESSOAL

Durante quanto tempo mantemos os seus dados pessoais?

• Retemos as suas informações de acordo com as nossas políticas de retenção, a menos que a legislação aplicável exija um período de retenção mais longo ou mais curto. As nossas políticas de retenção estão sempre sujeitas às leis aplicáveis e baseiam-se nos seguintes critérios
  • A duração do ensaio e o nosso envolvimento nos serviços prestados
  • A necessidade de a nossa empresa se proteger de ações judiciais e utilizar esses registos como prova, quando necessário
  • Se houver uma questão pendente relacionada consigo
  • De acordo com as leis aplicáveis a que o Promotor/CRO possam estar sujeitos
  • De acordo com as leis aplicáveis a que o Promotor/CRO possam estar sujeitos
• Sempre que possível, a duração ser-lhe-á indicada nos formulários DCF/ICF. Caso contrário, não hesite em contactar-nos para obter mais informações.

OS SEUS DIREITOS NA QUALIDADE DE TITULAR DOS DADOS

Na qualidade de titular dos dados, tem uma série de direitos ao abrigo da lei de proteção de dados, em particular:

• Direito de acesso

Tem o direito de solicitar a confirmação dos seus dados pessoais que tenhamos processado e, nesse caso, ser-lhe facultado o acesso aos dados pessoais. Desde que os direitos e as liberdades de terceiros não sejam afetados, disponibilizar-lhe-emos uma cópia dos seus dados pessoais. Este serviço e, em particular, a primeira cópia, serão disponibilizados sem encargos, mas reservamo-nos o direito de cobrar uma taxa razoável para cobrir encargos administrativos em caso de pedidos adicionais da sua parte.

• Direito de retificar/completar os seus dados

Cabe-lhe o direito de retificar e/ou completar os seus dados pessoais (se os seus dados estiverem incorrectos ou tiverem de ser alterados em caso de alteração, por exemplo, dos dados bancários)

• Remoção dos seus dados pessoais

Mediante seu pedido, e desde que o processamento das suas informações pessoais deixe de ser necessário para os serviços que lhe prestamos em nome dos nossos clientes, e de acordo com as leis aplicáveis, pode solicitar a eliminação dos seus dados. De salientar que guardaremos uma cópia da sua informação pessoal nos nossos servidores para cumprimento das leis aplicáveis e para proteção dos nossos interesses legítimos.

• Restrição da nossa utilização das suas informações pessoais

Em certas condições, pode solicitar a restrição da nossa utilização das suas informações pessoais.

Pode exercer qualquer um desses direitos contactando a equipa da patientprimary (dados de contacto nos formulários DCF/ICF)