Niniejszy dokument został opracowany przez patientprimary („my”/„nas”), aby zapewnić Państwu pełne zrozumienie tego, w jaki sposób wykorzystywane i przechowywane będą Państwa dane osobowe.
FNa potrzeby niniejszego dokumentu, określenia takie jak „Państwo”, „Państwa” odnoszą się do:
- pacjenta, którego dotyczy niniejszy dokument, oraz
- opiekuna prawnego, który może wypełniać Formularz dotyczący gromadzenia danych (DCF) lub Formularz świadomej zgody (ICF) w imieniu pacjenta,
- opiekuna towarzyszącego pacjentowi.
W JAKI SPOSÓB I JAKIE GROMADZIMY INFORMACJE?
Sposoby gromadzenia informacji na Państwa temat:
- poprzez wypełnienie formularza dotyczącego gromadzenia danych / formularza świadomej zgody lub innych formularzy (takich jak formularz zwrotu kosztów / formularz wniosku o zwrot oraz Wytyczne) lub poprzez telefoniczny lub pisemny kontakt z nami,
- gdy kontaktują się Państwo z naszym zespołem w celu uzyskania pomocy,
- gdy kontaktują się Państwo z naszymi zespołami odpowiedzialnymi za podróże lub finanse w sprawie złożonych wniosków dotyczących np. podróży, zakwaterowania lub zwrotu kosztów,
- gdy korzystają Państwo z naszych aplikacji lub przekazują nam swoją opinię na temat naszych aplikacji,
- od stron trzecich, takich jak sponsor, ośrodek, usługodawcy, np. lokalne firmy taksówkowe/karetki, hotele lub linie lotnicze.
Kategorie informacji, które możemy gromadzić:
Dane osobowe mogą obejmować następujące informacje:
- imię i nazwisko, adres, płeć, data urodzenia, adres e-mail, numer telefonu, numer identyfikacyjny pacjenta w badaniu, dane kontaktowe do osób, które należy powiadomić w nagłych wypadkach, badanie, w którym biorą Państwo udział, ośrodek, w którym będą Państwo odbywać wizyty, wymagana szczególna pomoc, wymagania żywieniowe, preferencje dotyczące podróży, dane paszportowe i dane z innych dokumentów tożsamości niezbędne do celów organizacji podróży, dane bankowe/płatnicze wymagane do wniosków o zwrot kosztów, udzielane przez Państwa informacje zwrotne na temat Badania lub naszych usług.
Szczegóły transakcji: informacje związane z Państwa korzystaniem z aplikacji mobilnych patientprimary oraz expensefirst („Aplikacje”).
- Aplikacja patientprimary, w tym: szczegóły wizyt, wnioski o podróże i zakwaterowanie, daty i godziny złożenia wniosków oraz świadczonych usług, informacje związane z podróżą (miejsce, data, godzina itp.).
- Aplikacja expensefirst, w tym: rodzaj składanych wniosków o zwrot kosztów, kopie rachunków, daty i godziny złożenia wniosków, wnioskowana wysokość zwrotu kosztów, status wniosku.
Możemy także gromadzić informacje osobowe na temat osób związanych z Państwem, np. dane kontaktowe do osoby, którą należy powiadomić w nagłych wypadkach.
Nie gromadzimy informacji na temat Państwa zdrowia, o ile dobrowolnie nie ujawnią Państwo takich informacji.
Informacje, które możemy gromadzić za pomocą naszych aplikacji:
Jeśli korzystają Państwo z naszych aplikacji, możemy zbierać od Państwa następujące informacje:
Informacje o Państwa urządzeniu, np.:
- rodzaj i wersja systemu operacyjnego
- unikalne identyfikatory urządzenia
Informacje o Państwa aktywności podczas korzystania z aplikacji, np.:
- data i godzina dostępu
- awarie aplikacji
Informacje uzyskiwane od stron trzecich:
Możemy zbierać informacje od stron trzecich, takich jak sponsor, ośrodek lub usługodawcy, co może obejmować:
- informacje przekazywane przez ośrodek dotyczące Państwa udziału w badaniu, takie jak: daty Państwa wizyt, anulowane wizyty, przełożone wizyty, sposób realizacji zwrotu kosztów, przekazane Państwu dane karty,
- informacje przekazywane przez usługodawców, z których usług korzystamy, aby obsłużyć Państwa podróże, zakwaterowanie i wnioski o zwrot kosztów,
- informacje przekazywane przez inne strony, takie jak sponsor (np. daty wizyt).
Informacje zgromadzone z tych źródeł możemy zestawiać z innymi posiadanymi przez nas informacjami.
JAK WYKORZYSTUJEMY PAŃSTWA DANE – CELE GROMADZENIA I PRZETWARZANIA DANYCH
Państwa dane możemy gromadzić i wykorzystywać w następujących celach:
- świadczenie usług (zgodnie ze szczegółowym opisem zamieszczonym poniżej),
- zapewnienie bezpieczeństwa: możemy zweryfikować Państwa tożsamość na podstawie posiadanych przez nas informacji w celu zapobiegania oszustwom lub przejmowaniu tożsamości,
- zgłaszanie do organizacji prowadzącej badania kliniczne na zlecenie (CRO) i/lub Sponsora informacji na temat usług świadczonych na Państwa rzecz w ich imieniu,
- zgłaszanie do organizacji prowadzącej badania kliniczne na zlecenie (CRO) i/lub Sponsora informacji na temat realizacji usług,
- zgłaszanie do organizacji prowadzącej badania kliniczne na zlecenie (CRO) i/lub Sponsora, w przypadku gdy ujawnią nam Państwo informacje natury medycznej na swój temat,
- wykonywanie czynności wewnętrznych niezbędnych do świadczenia usług, w tym testowanie i monitorowanie,
- wypełnianie naszych zobowiązań prawnych oraz na potrzeby (wewnętrznych i zewnętrznych) audytów,
- postępowania prawne: uzyskane informacje możemy wykorzystywać w celu zbadania i rozpatrzenia roszczeń lub sporów oraz w celu ochrony naszych interesów handlowych, dlatego też Państwa dane możemy zachować po zakończeniu badania, w którym biorą Państwo udział (zgodnie ze szczegółowym opisem przedstawionym poniżej).
Podczas świadczenia usług możemy wykorzystywać Państwa dane osobowe w następujących celach:
- organizacja podróży oraz zakwaterowania dla Państwa (za pośrednictwem aplikacji lub offline),
- przyjmowanie wniosków o zwrot kosztów oraz obsługa wypłaty zwrotów (za pośrednictwem aplikacji lub offline),
- zapewnienie Państwu wsparcia, gdy skontaktują się Państwo z nami, w tym skierowanie Państwa zapytań do odpowiedniej osoby oraz zbadanie i rozpatrzenie wszelkich ewentualnych zastrzeżeń,
- kontakt z ośrodkiem, jeśli jest to wymagane w celu zorganizowania Państwa podróży/zakwaterowania i zwrotu kosztów.
KOMU UDOSTĘPNIAMY PAŃSTWA DANE OSOBOWE – ODBIORCY
We may share the personal information we collect:
- w ramach naszej grupy spółek
W stosownych przypadkach możemy udostępniać informacje innym biurom naszej firmy na całym świecie. Na przykład osoba zajmująca się Państwa wnioskiem o zwrot kosztów może być zobowiązana przekazać niektóre z Państwa danych (np. dane bankowe) innej osobie zatrudnionej w naszej firmie, aby umożliwić dalszą obsługę wniosku.
- naszym klientom/ośrodkom
Gromadzimy Państwa dane osobowe w imieniu CRO/Sponsora i możemy je im udostępniać, np. w celu uzyskania zatwierdzenia wnioskowanego przez Państwa zwrotu kosztów. Zapewniamy Państwa, że poufność Państwa tożsamości zostania zachowana, ponieważ w takich sytuacjach posługujemy się wyłącznie identyfikatorem pacjenta w badaniu i nie wykorzystujemy Państwa pełnych danych. Aby pomóc nam w zachowaniu poufności Państwa danych prosimy dopilnować, aby wszelkie zapytania dotyczące badania oraz świadczonych przez nas usług kierowali Państwo do patientprimary.
Będziemy kontaktować się z ośrodkiem w sprawie Państwa udziału w badaniu i będziemy w związku z tym wymieniać z ośrodkiem informacje na Państwa temat, np. w celu potwierdzenia rezerwacji podróży i spełnienia wymogów dotyczących zakwaterowania. Będziemy to robić wyłącznie po uzyskaniu od Sponsora należytego upoważnienia do kontaktu z ośrodkiem.
- partnerom handlowym i usługodawcom
Możemy udostępniać informacje stronom trzecim, gdy jest to wymagane w celu realizacji świadczonych na Państwa rzecz usług. Na przykład jeśli potrzebują Państwo rezerwacji podróży i/lub zakwaterowania bądź zwrotu kosztów, Państwa dane osobowe zostaną udostępnione biuru podróży, linii lotniczej, hotelowi i/lub w przypadku zwrotu kosztów – dostawcy karty płatniczej. Będziemy to robić wyłącznie w sytuacji, gdy obowiązuje umowa z odnośną stroną trzecią stanowiąca zapewnienie, że strona ta będzie chronić Państwa dane lub gdy mamy pewność, że Państwa dane będą objęte adekwatną ochroną.
Z powodów prawnych lub w przypadku sporu – naszym audytorom, prawnikom, księgowym, konsultantom i innym profesjonalnym doradcom:
- w przypadku, gdy jest to w uzasadniony sposób niezbędne do uzyskania profesjonalnego doradztwa lub prowadzenia sporów prawnych i zarządzania ryzykiem,
- w przypadku, gdy takie ujawnienie danych jest niezbędne do spełnienia wiążącego nas zobowiązania prawnego,
- do celów audytów zewnętrznych, np. audytów prowadzonych przez klienta lub organ regulacyjny.
PRZESYŁANIE I PRZECHOWYWANIE PAŃSTWA DANYCH POZA TERYTORIUM EUROPY/USA
Możemy przesyłać Państwa dane osobowe poza terytorium Europy/USA:
- w ramach naszej grupy spółek (patrz wyżej),
- do wybranych usługodawców, którym niezbędny może być dostęp do Państwa danych, np. biura podróży, linie lotnicze, lokalni przewoźnicy, dostawca karty płatniczej, w celu świadczenia usług (tj. organizacji podróży) na Państwa potrzeby. Usługodawcy ci mogą także przechowywać Państwa dane poza terytorium Europy oraz w szczególności poza terytorium USA, gdzie poziom ochrony może nie być równie wysoki, jak oczekuje się tego w Europie.
- do CRO/Sponsora odpowiedzialnego za prowadzenie badania, w którym biorą Państwo udział. Odbywać się to będzie z zastosowaniem Państwa identyfikatora pacjenta w badaniu, tak aby zachować w tajemnicy Państwa tożsamość.
- Podejmujemy wszelkie uzasadnione kroki mające na celu zapewnienie bezpiecznego traktowania Państwa danych (i sprawdzamy, jaką ochronę możemy zastosować, np. certyfikacja Privacy Shield) oraz uniemożliwienie nieupoważnionego dostępu i niewłaściwego użycia danych osobowych.
PRZECHOWYWANIE I USUNIĘCIE PAŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH
Jak długo będziemy przechowywać Państwa dane osobowe?
- Państwa dane przechowywać będziemy zgodnie z naszymi wewnętrznymi zasadami dotyczącymi przechowywania danych, chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają dłuższego/krótszego okresu przechowywania. Nasze zasady dotyczące przechowywania danych podlegają odnośnym przepisom prawa i zostały określone na podstawie następujących kryteriów:
- czas trwania badania i naszego zaangażowania w realizację świadczonych przez nas usług,
- potrzeba ochrony naszej firmy przed roszczeniami prawnymi oraz wykorzystanie danych jako materiału dowodowego, gdy zajdzie taka konieczność,
- w przypadku gdy w odniesieniu do Państwa istnieje jakaś nierozwiązana kwestia,
- zgodnie z odnośnymi przepisami prawa, którym podlega Sponsor/CRO,
- zgodnie z instrukcjami wyraźnie przekazanymi przez CRO/Sponsora.
- O ile jest to możliwe, czas trwania badania zostanie Państwu przedstawiony na formularzu dotyczącym gromadzenia danych / formularzu świadomej zgody. Osoby pragnące uzyskać bliższe informacje uprzejmie prosimy o kontakt.
PAŃSTWA PRAWA JAKO OSOBY, KTÓREJ DOTYCZĄ DANE
Jako osobie, której dotyczą dane, na mocy przepisów o ochronie danych przysługuje Państwu szereg praw, a w szczególności:
- Prawo dostępu
Mają Państwo prawo zażądać potwierdzenia przetwarzania przez nas Państwa danych, a gdy dane takie są przez nas przetwarzane – mieć zapewniony dostęp do swoich danych osobowych. O ile nie będzie to miało wpływu na prawa i wolności innych osób, dostarczymy Państwu kopię Państwa danych osobowych. Usługa ta, a w szczególności pierwsza kopia danych, zostanie zapewniona nieodpłatnie, przy czym zastrzegamy sobie prawo do pobierania uzasadnionej opłaty w celu pokrycia kosztów administracyjnych w przypadku dodatkowych wniosków z Państwa strony.
- Prawo do sprostowania/uzupełnienia danych
Mają Państwo prawo żądać sprostowania i/lub uzupełnienia swoich danych osobowych (w sytuacji gdy posiadane przez nas dane na Państwa temat są niepoprawne lub wymagają aktualizacji np. w przypadku zmiany danych bankowych).
- Usunięcie Państwa danych osobowych
Na Państwa wniosek i o ile przetwarzanie Państwa danych osobowych nie jest już niezbędne do realizacji usług świadczonych przez nas na Państwa rzecz w imieniu naszych klientów oraz z zastrzeżeniem odnośnych przepisów prawa, mogą Państwo wnioskować o usunięcie Państwa danych osobowych. Informujemy jednak, że kopię Państwa danych osobowych będziemy przechowywać na naszych serwerach w celu zapewnienia zgodności z odnośnymi przepisami prawa i w celu ochrony naszych uzasadnionych interesów.
- Ograniczenie wykorzystania przez nas Państwa danych osobowych
W pewnych okolicznościach mogą Państwo wnioskować o ograniczenie wykorzystania przez nas Państwa danych osobowych.
Z dowolnego ze wskazanych praw można skorzystać, kontaktując się z zespołem patientprimary (dane kontaktowe można znaleźć na formularzu dotyczącym gromadzenia danych / formularzu świadomej zgody).
