Il presente documento è fornito da patientprimary (“noi”/“ci”’) per fornirle la più completa comprensione riguardo a come sono utilizzate e conservate le sue informazioni personali.
Allo scopo del presente documento patientprimary “Lei”/“suo/a/e/oi” si riferiscono al:
- paziente a cui il presente documento fa riferimento;
- tutore legale che compila il Modulo di raccolta dati (Data Collection Form – DCF) o il Modulo di consenso informato (Informed Consent Form – ICF) per conto del paziente.;
- l’accompagnatore del paziente.
COME RACCOGLIAMO LE INFORMAZIONI E QUALI INFORMAZIONI RACCOGLIAMO
Il modo in cui raccogliamo informazioni su di Lei:
- Compilando i moduli DCF/ICF o altri moduli (come il Modulo di rimborso / Modulo di richiesta di rimborso spese e le Linee guida) o comunicando con noi per telefono o per iscritto;
- Quando contatta il nostro team per il supporto ;
- Quando si mette in contatto con i nostri team di viaggio e di finanziamento per quanto riguarda le richieste di rimborso, ad esempio viaggi, alloggio o rimborsi spese;
- Quando usa le nostre applicazioni o fornisce un feedback sulle nostre applicazioni;
- Da terzi, come lo sponsor, il sito, i fornitori di servizi, ad esempio taxi/ambulanze, hotel o compagnie aeree.
Le categorie di informazioni che possiamo raccogliere:
Le categorie di informazioni personali possono includere:
- Nome, indirizzo, sesso, data di nascita, indirizzo e-mail, numero di telefono, numero ID del paziente dello studio, contatti di emergenza, lo studio a cui sta partecipando, il luogo in cui si svolge, qualsiasi assistenza speciale, esigenze alimentari, preferenze di viaggio, dettagli del passaporto e altri documenti di identità per l’organizzazione del viaggio, coordinate bancarie/dettagli di pagamento richiesti per le richieste di rimborso, il feedback che Lei può fornire in relazione allo studio o ai nostri servizi.
Dettagli delle transazioni: informazioni relative all’utilizzo delle applicazioni mobili patientprimary ed expensefirst (“Apps”):
- La App patientprimary include: dettagli della visita, richieste di viaggio e di alloggio, date e orari delle richieste e del servizio fornito, informazioni relative al viaggio (luogo, data, ora, data, ecc.).
- La App expensefirst include: il tipo di domande di rimborso presentate, le copie delle ricevute, le date e gli orari di presentazione delle domande di rimborso, il valore delle spese richieste e lo stato dei suoi reclami.
Possiamo anche raccogliere informazioni personali sulle persone a Lei collegate, ad esempio i contatti di emergenza.
Non raccogliamo informazioni sulla sua salute, ad eccezione di quando sarà Lei a fornire liberamente tali informazioni.
Informazioni che possiamo raccogliere tramite le nostre App:
Se utilizza le nostre App potremmo raccogliere le seguenti informazioni su di Lei:
Informazioni sul dispositivo utilizzato, come:
- Sistema operativo e versione;
- Identificatori univoci del dispositivo.
Informazioni riguardo la sua attività all’interno della App, come:
- Date e orari di accesso;
- Arresti anomalo dell’applicazione.
Informazioni che possiamo raccogliere da terzi:
Possiamo raccogliere informazioni da terzi, come lo sponsor, il sito, i fornitori di servizi, che possono includere:
- Informazioni comunicate dal sito in merito alla sua partecipazione allo studio, quali: date delle sue visite, eventuali cancellazioni, posticipazioni delle visite, modalità di rimborso, eventuali dati della carta di credito che le sono stati forniti;
- Informazioni comunicate dai fornitori di servizi che utilizziamo per supportare le sue richieste di viaggio, alloggio e rimborso spese;
- Informazioni comunicate da altri soggetti, come lo sponsor (ad es. date delle visite).
Possiamo combinare le informazioni raccolte da queste fonti con altre informazioni in nostro possesso.
COME UTILIZZIAMO LE SUE INFORMAZIONI: FINALITÀ DI RACCOLTA ED ELABORAZIONE
Possiamo raccogliere e utilizzare le sue informazioni per le seguenti finalità:
- Per fornire i nostri servizi (come descritto più dettagliatamente di seguito);
- Per motivi di sicurezza: Possiamo confermare la sua identità nei nostri archivi per prevenire frodi o usi impropri dell’identità.
- Per riferire all’Organizzazione di ricerca clinica (“CRO”) e/o allo Sponsor in merito ai servizi a Lei forniti per loro conto;
- Per riferire all’Organizzazione di ricerca clinica (“CRO”) e/o allo Sponsor in merito all’erogazione dei nostri servizi;
- Per riferire all’Organizzazione di ricerca clinica (“CRO”) e/o allo Sponsor in merito a dove ci ha comunicato alcune informazioni mediche che la riguardano;
- Per eseguire le operazioni interne necessarie a fornire i nostri servizi, compresi i test e il monitoraggio;
- Per adempiere ai nostri obblighi di legge e per finalità di audit (interno ed esterno);
- Procedimenti giudiziari: Possiamo utilizzare le informazioni per indagare e risolvere reclami o controversie e proteggere i nostri interessi commerciali, quindi possiamo salvare i suoi dati dopo la fine dello studio a cui sta partecipando (come descritto più dettagliatamente di seguito).
Quando forniamo i nostri servizi, potremmo utilizzare le sue informazioni personali per le seguenti finalità:
- Per l’organizzazione del suo viaggio e alloggio (sia attraverso l’uso dell’App o offline);
- Per elaborare le richieste di rimborso e facilitare il rimborso (attraverso l’utilizzo dell’App o offline);
- Per fornirle assistenza quando ci contatta, anche indirizzando le sue domande alla persona interessata e indagando e risolvendo eventuali dubbi che potrebbe avere;
- Per mettersi in contatto con il sito, qualora sia necessario, al fine di permettere l’organizzazione del suo viaggio/alloggio e i rimborsi.
CON CHI CONDIVIDIAMO LE SUE INFORMAZIONI PERSONALI: DESTINATARI
Possiamo condividere le informazioni personali che raccogliamo:
- All’interno del nostro gruppo aziendale
Possiamo combinare le informazioni raccolte all’interno dei nostri diversi uffici in tutto il mondo, se del caso. Ad esempio, la persona che si occupa della sua richiesta di rimborso potrebbe dover comunicare alcune delle sue informazioni ad un’altra persona della nostra azienda (ad esempio, le coordinate bancarie) affinché il rimborso sia elaborato.
- Con i nostri clienti/siti
Raccogliamo le sue informazioni personali per conto del CRO/Sponsor e possiamo condividerle con loro, ad esempio quando cerchiamo l’approvazione in relazione alla sua richiesta di rimborso. Assicuriamo però che la riservatezza della sua identità sarà sempre mantenuta, poiché in questa situazione utilizziamo solo il suo numero ID del paziente dello studio, non i suoi dati completi. Per aiutare a mantenere la riservatezza delle sue informazioni, la preghiamo di assicurarsi che tutte le richieste di informazioni sullo studio e i servizi che forniamo siano indirizzati a patientprimary.
Saremo in contatto con il sito per quanto riguarda la sua partecipazione allo studio e quindi condivideremo informazioni su di Lei, ad esempio per confermare quando il viaggio è organizzato e che le esigenze di alloggio sono state soddisfatte. Lo faremo solo se saremo debitamente autorizzati dallo Sponsor a mantenere i contatti con il sito.
- Con partner commerciali e fornitori di servizi
Possiamo condividere le informazioni con terzi quando necessario per supportare i servizi a Lei forniti. Ad esempio, se ha bisogno effettuare un viaggio e/o necessita un alloggio o ha spese da rimborsare, i suoi dati personali saranno condivisi con l’agenzia di viaggi, la compagnia aerea, l’hotel e/o per il rimborso delle spese il fornitore della carta di pagamento. Lo faremo solo se esiste un accordo con la terza parte interessata per garantire la protezione delle sue informazioni o se possiamo essere sicuri che le sue informazioni saranno adeguatamente protette.
Per motivi legali o in caso di controversia
Ai nostri revisori dei conti, avvocati, contabili, consulenti e altri consulenti professionali,
- laddove ciò sia ragionevolmente necessario per ottenere una consulenza professionale o per la gestione di controversie e rischi legali.
- Qualora tale divulgazione sia necessaria per adempiere a un obbligo legale al quale siamo soggetti.
- Per scopi di revisione esterna, ad esempio se siamo stati sottoposti a revisione da parte di un cliente o di un’autorità di regolamentazione.
TRASFERIMENTI E CONSERVAZIONE DEI SUOI DATI AL DI FUORI DELL’EUROPA/USA
Possiamo condividere le sue informazioni personali al di fuori dell’Europa/Stati Uniti:
- All’interno del nostro gruppo aziendale (si veda sopra);
- Con i nostri fornitori di servizi selezionati che potrebbero aver bisogno di accedere ai suoi dati, come ad esempio agenzie di viaggio, compagnie aeree, fornitori di trasporti locali, fornitori di carte di pagamento per fornire i servizi (ad esempio, organizzazione del viaggio) di cui potrebbe aver bisogno. Si prega di notare che questi fornitori possono memorizzare i suoi dati anche al di fuori dell’Europa e in particolare negli Stati Uniti, dove il livello di protezione potrebbe non essere così elevato come ci si potrebbe aspettare in Europa;
- Con il CRO/Sponsor responsabile della gestione dello studio a cui sta partecipando. Questo sarà fatto utilizzando numero ID del paziente dello studio al fine di preservare la riservatezza della sua identità;
- Adottiamo tutte le misure ragionevoli per garantire che i suoi dati siano trattati in modo sicuro (e verifichiamo quale protezione può essere garantita, come la certificazione Scudo per la Privacy), così come preveniamo l’accesso non autorizzato e l’uso improprio dei dati personali.
CONSERVAZIONE E CANCELLAZIONE DEI SUOI DATI PERSONALI
Per quanto tempo conserviamo le sue informazioni personali?
- Conserviamo le sue informazioni in base alle nostre politiche di conservazione, a meno che la legislazione applicabile non richieda un periodo di conservazione più lungo o più breve. Le nostre politiche di conservazione sono sempre soggette alle leggi applicabili e si basano sui seguenti criteri:
- La durata della sperimentazione e il nostro coinvolgimento nei servizi che forniamo;
- La necessità per la nostra azienda di proteggerci da rivendicazioni legali e di utilizzare queste registrazioni come prova quando richiesto;
- Se esiste una questione in sospeso che la riguarda;
- In conformità con le leggi applicabili a cui lo Sponsor/CRO può essere soggetto;
- In conformità con le istruzioni che sono specificamente fornite da un CRO/Sponsor.
- La durata, ove possibile, le sarà indicata sul DCF/ICF. In caso contrario, non esiti a contattarci per ulteriori informazioni.
I SUOI DIRITTI IN QUALITÀ DI PERSONA INTERESSATA AL TRATTAMENTO DEI DATI
In particolare, in qualità di persona interessata al trattamento dei dati ha una serie di diritti ai sensi della legge sulla protezione dei dati:
- Diritto di accesso
Ha il diritto di richiedere la conferma dei suoi dati personali da noi trattati e, laddove lo facciamo, di avere accesso ai dati personali. Se i diritti e le libertà altrui non sono lesi, le forniremo una copia dei suoi dati personali. Questo servizio, e in particolare la prima copia, sarà fornito gratuitamente, ma ci riserviamo il diritto di addebitare un costo ragionevole per coprire le spese amministrative in caso di ulteriori richieste da parte sua.
- Diritto di rettificare/completare i suoi dati
Ha il diritto di far rettificare e/o completare i suoi dati personali (se i dati in nostro possesso sono errati o devono essere modificati, ad esempio, in caso di modifica dei dati bancari).
- Rimozione dei suoi dati personali
Su sua richiesta, e a condizione che il trattamento dei suoi dati personali non sia più necessario per i servizi che le forniamo per conto dei nostri clienti e nel rispetto delle leggi applicabili, può richiedere la cancellazione dei suoi dati personali. Si prega di notare che memorizzeremo una copia delle sue informazioni personali sui nostri server al fine di rispettare le leggi applicabili e per la protezione dei nostri interessi legittimi.
- Limitare l’uso delle sue informazioni personali
Può richiedere, a determinate condizioni, che il nostro utilizzo dei suoi dati personali sia limitato.
È possibile esercitare uno qualsiasi di questi diritti contattando il team di patientprimary (recapiti disponibili sul DCF/ICF).
