patientprivacy Dokument

Dieses Dokument wurde von patientprimary („wir“/„uns“) erstellt, damit Sie umfassend darüber informiert sind, wie Ihre personenbezogenen Informationen verwendet und gespeichert werden.

In diesem patientprivacy Dokument bezieht sich „Sie“ und „Ihr“

  1. auf den betreffenden Patienten
  2. den das Datenerfassungsformular oder die Einwilligungserklärung für den Patienten ausfüllenden gesetzlichen Vertreter,
  3. die den Patienten betreuende Person.

WIE WIR INFORMATIONEN ERFASSEN UND WELCHE INFORMATIONEN WIR ERFASSEN

Wie wir Informationen über Sie erfassen:

  • Wenn Sie das Datenerfassungsformular/die Einwilligungserklärung oder andere Formulare (wie z. B. das Erstattungsformular/“Antrag und Vorgaben zur Kostenerstattung“) ausfüllen oder telefonisch oder schriftlich mit uns kommunizieren
  • Wenn Sie sich an unser Team wenden, weil Sie Hilfe benötigen
  • Wenn Sie unser Reiseteam und Finanzteam kontaktieren, damit es Ihre Erstattungsanträge für Reise, Unterbringung oder sonstige Aufwendungen bearbeiten kann.
  • Wenn Sie unsere Apps verwenden oder über diese Apps Rückmeldungen erteilen
  • Von Dritten, z. B. dem Auftraggeber der Studie, dem Prüfzentrum, Dienstleistern wie z. B. örtliche Taxi-Unternehmen/Sanitätsfahrdienste, Hotels oder Fluggesellschaften

Die Kategorien von Informationen, die wir erfassen:

Personenbezogene Informationen wie:

  • Name, Anschrift, Geschlecht, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, studienbezogene Patienten-ID, Namen von Ansprechpartnern in Notfällen, an welcher Studie Sie teilnehmen, in welchem Prüfzentrum Sie Ihre Termine haben, jegliche benötigte besondere Unterstützung, Ernährungsbedürfnisse, Reisepräferenzen, Informationen zum/aus dem Reisepass und anderen Ausweispapieren zur Organisation der Reise, Bankverbindung bzw. Zahlungsinformationen für Erstattungsanträge, etwaige Rückmeldungen von Ihnen zur Studie und den von uns bereitgestellten Serviceleistungen

Transaktionsdaten: Informationen zu Ihrer Verwendung der mobilen Anwendungen („Apps“) patientprimary and expensefirst

  • der patientprimary App, unter anderem Einzelheiten zu den Terminen, Reise- und Hotelanfragen, Datum und Uhrzeit der Anfragen und der bereitgestellten Dienstleistung, Reisedaten (Ort, Datum, Uhrzeit usw.)
  • der expensefirst App, unter anderem die Art der eingereichten Erstattungsanträge, Kopien der Quittungen, Datum und Uhrzeit der Einreichung, Höhe des Erstattungsbetrags, Status Ihrer Erstattungsanträge

Es können auch personenbezogene Informationen über Ihnen nahestehende Personen, wie z. B. Kontaktangaben von Ansprechpartnern in Notfällen, erfasst werden.

Wir erfassen keine Daten über Ihren Gesundheitszustand, sofern Sie uns Informationen dieser Art nicht selber mitteilen.

Informationen, die wir über unsere Apps erfassen:

Wenn Sie unsere Apps nutzen, erfassen wir über Sie folgende Informationen:

Daten über das von Ihnen verwendete Gerät, wie z. B.

  • Betriebssystem und Version
  • Gerätekennung

Informationen über Ihre Aktivitäten auf der App, wie z. B.

  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Abstürze der App

Informationen, die wir von Dritten erfassen:

Es können auch Informationen von Dritten, etwa dem Auftraggeber der Studie, dem Prüfzentrum, Dienstleistern erfasst werden, wie z. B.

  • Angaben des Prüfzentrums zu Ihrer Teilnahme an der Studie, wie Datum und Uhrzeit Ihrer Termine, abgesagte Termine, verschobene Termine, Erstattungsmethode, an Sie bereitgestellte Kartendetails
  • Angaben von Dienstleistern, die Ihre Erstattungsanträge für Reisen, Unterbringung und sonstige Aufwendungen unterstützen.
  • Angaben von Dritten, wie dem Auftraggeber der Studie (d. h. Datum der Termine)

Möglicherweise werden die von uns erfassten Informationen mit den von diesen Quellen erhobenen Informationen kombiniert.

WIE WIR INFORMATIONEN ÜBER SIE VERWENDEN – ZWECK DER ERHEBUNG UND VERARBEITUNG

Ihre Informationen können zu den folgenden Zwecken erhoben und verwendet werden:

  • Zur Bereitstellung unserer Dienste (dies wird im Folgenden näher beschrieben)
  • Zu Sicherheitszwecken: Zur Vorbeugung von Betrug oder Identitätsmissbrauch werden wir möglicherweise anhand unserer Aufzeichnungen Ihre Identität bestätigen.
  • Zur Benachrichtigung des Auftragsforschungsinstituts und/oder des Auftraggebers der Studie über die an Sie in ihrem Namen bereitgestellten Dienste
  • Zur Benachrichtigung des Auftragsforschungsinstituts und/oder des Auftraggebers der Studie über die Bereitstellung unserer Dienste
  • Zur Benachrichtigung des Auftragsforschungsinstituts und/oder des Auftraggebers der Studie, welche medizinischen Informationen Sie uns gegebenenfalls über sich mitgeteilt haben
  • Zur Durchführung interner Prozesse, die erforderlich sind, um unsere Dienste bereitstellen zu können, einschließlich Tests und Überwachung
  • Zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen und zu (externen und internen) Prüfungszwecken
  • Gerichtsverfahren: Wir nutzen diese Informationen möglicherweise zur Untersuchung von Rechtsansprüchen bzw. Beilegung von Streitfällen und zum Schutz unserer geschäftlichen Interessen; aus diesem Grund werden wir Daten über Sie möglicherweise nach dem Ende der Studie, an der Sie teilnehmen, speichern (dies wird im Folgenden näher beschrieben).

Für die Bereitstellung unserer Dienste können Ihre personenbezogenen Informationen für folgende Zwecke genutzt werden:

  • Zum Organisieren Ihrer Reise und Unterbringung (über unsere App/s oder offline)
  • Zur Bearbeitung und Auszahlung von Erstattungsanträgen (über unsere App/s oder offline)
  • Zur Unterstützung, wenn Sie uns kontaktieren – hierzu gehören die Weiterleitung Ihrer Fragen an die zuständige Person sowie die Prüfung und Behebung von Anliegen
  • Zur Kontaktaufnahme mit dem Prüfzentrum, falls nötig, um Ihre Reise und Unterbringung organisieren und die Erstattung Ihrer Auslagen veranlassen zu können

WEM PERSONENBEZOGENE INFORMATIONEN ÜBER SIE OFFENGELEGT WERDEN – EMPFÄNGER

Die erfassten personenbezogenen Informationen können folgenden Gruppen mitgeteilt werden:

  • Unserer Unternehmensgruppe

Informationen werden gegebenenfalls weltweit an verschiedene Geschäftsstellen unseres Unternehmens weitergeleitet.  Beispielsweise kann es erforderlich sein, dass die Ihren Erstattungsantrag bearbeitende Person einem anderen Mitarbeiter bestimmte Informationen über Sie (d. h. Ihre Bankverbindung) mitteilen muss, damit der Antrag bearbeitet werden kann.

  • Unseren Auftraggebern/Prüfzentren

Die von uns im Namen des Auftragsforschungsinstituts/Auftraggebers der Studie über Sie erfassten personenbezogenen Informationen können an diese weitergeleitet werden, zum Beispiel zur Genehmigung Ihres Erstattungsantrags. Ihre Identität wird dabei stets vertraulich behandelt, da wir für diesen Zweck lediglich Ihre studienbezogene Patienten-ID und keine Einzelheiten über Ihre Person verwenden. Bitte helfen Sie uns, die Vertraulichkeit Ihrer Informationen zu gewährleisten, indem Sie alle Anfragen zur Studie und zu den von uns bereitgestellten Diensten an patientprimary richten.    

Im Zusammenhang mit Ihrer Teilnahme an der Studie werden wir mit dem Prüfzentrum Kontakt haben; dabei werden auch Informationen über Sie ausgetauscht, etwa zur Bestätigung, dass die Reise organisiert wurde und dass die Anforderungen hinsichtlich der Unterbringung erfüllt wurden. Dies geschieht jedoch nur, wenn wir vom Auftraggeber der Studie zu einem Austausch dieser Art mit dem Prüfzentrum befugt wurden.

  • Unseren Geschäftspartnern und Dienstleistern

werden können. Wenn Sie beispielsweise zu Ihren Studienterminen anreisen müssen und eine Unterbringung benötigen oder die Erstattung Ihrer Auslagen beantragen, werden personenbezogene Informationen über Sie an das Reisebüro, die Fluggesellschaft und das Hotel bzw. zur Kostenerstattung an den Zahlungskarten-Anbieter weitergeleitet.  Dies geschieht jedoch nur dann, wenn es mit den Dritten ein Abkommen gibt, das den Schutz Ihrer Informationen gewährleistet, oder wenn wir darauf vertrauen können, dass Ihre Informationen hinreichend geschützt sind.

Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder bei Rechtsstreitigkeiten unseren Wirtschaftsprüfern, Rechtsanwälten, Buchhaltern und Fachberatern

  • Wenn dies zur Inanspruchnahme von Beratungsdiensten oder Regelung von rechtlichen Auseinandersetzungen und Risiken üblicherweise erforderlich ist.
  • Wenn gesetzliche Auflagen, denen wir nachkommen müssen, eine Offenlegung dieser Art erfordern,
  • beispielsweise bei einer externen Prüfung durch einen Auftraggeber oder eine Regulierungsbehörde.

ÜBERMITTLUNG UND SPEICHERUNG IHRER DATEN AUSSERHALB EUROPAS BZW. AN DIE/IN DEN USA:

Wir übermitteln möglicherweise Ihre personenbezogenen Informationen an Gruppen außerhalb Europas bzw. an die/in den USA:

  • Innerhalb unserer Unternehmensgruppe (siehe oben).
  • An ausgewählte Dienstleister, die möglicherweise Zugriff auf Ihre Daten benötigen, wie z. B. Reisebüros, Fluggesellschaften, lokale Beförderungsunternehmen, Zahlungskarten-Anbieter), zur Bereitstellung von Diensten (z. B. Reisevorkehrungen), die Sie benötigen. Diese Anbieter können Ihre Daten auch außerhalb Europas und insbesondere in den USA speichern, wo Ihre Daten womöglich nicht in dem Maße geschützt werden, wie Sie es in Europa gewohnt sind.
  • An das Auftragsforschungsinstitut bzw. den Auftraggeber der Studie, das/der für die Verwaltung der Studie zuständig ist, an der Sie teilnehmen. Zur Wahrung Ihrer Anonymität wird dabei nur Ihre studienbezogene Patienten-ID verwendet.
  • Wir ergreifen alle zumutbaren Maßnahmen zur Gewährleistung eines sicheren Umgangs mit Ihren Daten (und prüfen, welcher Schutz geboten werden kann, wie etwa die EU-US Datenschutzschild-Zertifizierung) sowie zur Verhinderung eines unbefugten Zugangs zu und Missbrauchs von personenbezogenen Daten.

SPEICHERUNG UND LÖSCHUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN INFORMATIONEN

Wie lange werden Ihre personenbezogenen Informationen gespeichert?

  • Sofern gesetzlich kein kürzerer bzw. längerer Zeitraum vorgeschrieben ist, speichern wir Ihre Informationen für die in unseren Firmenvorschriften festgelegte Frist. Unsere Firmenvorschriften zur Speicherung von Daten unterliegen den geltenden Gesetzen und beruhen auf den folgenden Kriterien:
    • Dauer der Studie und unsere Mitwirkung an den bereitgestellten Diensten
    • Erfordernis unseres Unternehmens, sich vor Rechtsansprüchen zu schützen und Aufzeichnungen im Bedarfsfall als Beweismittel zu verwenden
    • Offene Fragen zu Ihrer Person
    • Geltende Gesetze, denen der Auftraggeber der Studie bzw. das Auftragsforschungsinstitut unterliegt
    • Vom Auftraggeber der Studie bzw. des Auftragsforschungsinstituts erteilte Anweisungen
  • Der Zeitraum wird Ihnen nach Möglichkeit auf dem Datenerfassungsformular/der Einwilligungserklärung mitgeteilt. Falls dies nicht der Fall ist, können Sie sich bei uns jederzeit nach weiteren Einzelheiten erkundigen.

IHRE RECHTE ALS DATENSUBJEKT

Nach dem Datenschutzgesetz genießen Sie als Datensubjekt unter anderem die folgenden Rechte:

  • Recht auf Zugang

Sie können von uns verlangen, dass wir bestätigen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeitet haben, und zu diesen personenbezogenen Daten Zugang erhalten. Wir lassen Ihnen dann unter Gewährleistung der Rechte und Freiheiten anderer nicht betroffenen Personen eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zukommen. Dieser Service und insbesondere der erste Ausdruck werden Ihnen kostenfrei bereitgestellt. Sollten Sie mehrere Gesuche dieser Art stellen, behalten wir uns vor, für den uns entstandenen Verwaltungsaufwand eine angemessene Gebühr zu berechnen.

  • Recht auf die Berichtigung bzw. Ergänzung Ihrer Daten

Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten berichtigen bzw. ergänzen zu lassen (falls die von uns über Sie gespeicherten Daten falsch sind oder beispielsweise im Falle einer neuen Bankverbindung korrigiert werden müssen).

  • Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen verlangen, sofern deren Verarbeitung für die Bereitstellung unserer Dienste im Auftrag unserer Auftraggeber nicht mehr nötig ist und die geltenden Gesetze berücksichtigt werden. Bitte beachten Sie, dass wir gemäß den geltenden Gesetzen und zum Schutz unserer rechtmäßigen Interessen auf unseren Servern eine Kopie Ihrer personenbezogenen Informationen speichern.

  • Einschränkung unserer Verwendung Ihrer personenbezogenen Informationen

Unter bestimmten Umständen können Sie verlangen, dass unsere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird.

Sie können von diesen Rechten Gebrauch machen, indem Sie sich mit dem patientprimary Team in Verbindung setzen (Kontaktangaben auf dem Datenerfassungsformular/der Einwilligungserklärung).