Dette dokument leveres af patientprimary (“vi”/”os”), så du får fuld forståelse af, hvordan dine personlige oplysninger vil blive brugt og opbevaret.
I dette patientprimary-dokument henviser “du” og “din” til
- den patient, dette dokument vedrører samt
- værge, der udfylder dataindsamlingsformularen (DCF) eller formularen om informeret samtykke (ICF) på patientens vegne
- plejeren, der ledsager patienten
HVORDAN VI INDSAMLER OPLYSNINGER OG HVILKE OPLYSNINGER, VI INDSAMLER
Måder, hvorpå vi indsamler oplysninger om dig:
- Ved at udfylde DCF/ICF eller andre formularer (f.eks. refusionsformularen/udgiftsrefusionsformularen og retningslinjerne) eller ved at kommunikere med os via telefonen eller skriftligt
- Når du kontakter vores supportteam
- Når du er i kontakt med vores rejse- og økonomiteams angående dine krav, f.eks. rejser, indlogeringer eller refusioner
- Når du bruger vores apps eller giver feedback om vores apps
- Fra tredjeparter såsom sponsoren, stedet, tjenesteudbyderne, f.eks. lokale taxier/ambulancer, hoteller eller flyselskaber
Kategorier af oplysninger, vi kan indsamle:
Personlige oplysninger kan inkludere:
- Navn, adresse, køn, fødselsdato, e-mailadresse, telefonnummer, patientforsøgs-ID, kontakter i nødstilfælde, forsøget du deltager i, stedet for din deltagelse, eventuel særlig assistance, kostbehov, rejsepræferencer, pasoplysninger og andre identitetsdokumenter til brug ved rejseplanlægning, bankoplysninger/betalingsoplysninger til brug ved godtgørelseskrav, den feedback, du evt. giver os i forbindelse med forsøget eller vores tjenesteydelser.
Transaktionsdetaljer: oplysninger relateret til din brug af mobilprogrammerne patientprimary og expensefirst (“Apps”)
- patientprimary-appen, herunder: besøgsdetaljer, rejse- og indlogeringsanmodninger, datoer og tidspunkter for anmodningerne og den leverede service, rejserelaterede oplysninger (placering, dato, tidspunkt osv.)
- expensefirst-appen, herunder: type af refusionskravet, du indsender, kopier af kvitteringer, datoer og tidspunkter for indsendelse af krav, værdien af de opkrævede udgifter, status for dit krav
Vi kan også indsamle personlige oplysninger om tilknyttede personer, f.eks. oplysninger om kontakter i nødstilfælde.
Vi indsamler ikke oplysninger om dit helbred, undtagen hvis du med hensigt videregiver disse oplysninger.
Oplysninger, vi kan indsamle via vores apps:
Hvis du bruger vores apps, kan vi indsamle følgende oplysninger om dig:
Oplysninger om din enhed, såsom:
- Operativsystem og version
- Unikke enhedsidentifikatorer
Oplysninger om din aktivitet på appen, såsom:
- Datoer og tidspunkter for adgang
- App-nedbrud
Oplysninger, vi indsamler fra tredjeparter:
Vi indsamler muligvis oplysninger fra tredjeparter, såsom sponsoren, stedet og tjenesteudbyderne, som kan inkludere:
- Oplysninger kommunikeret af stedet angående din deltagelse i forsøget, herunder: dine besøgsdatoer, evt. aflysning(er), udsættelser af besøg, godtgørelsesmetode, kortoplysninger givet til dig
- Oplysninger kommunikeret af de tjenesteudbydere, vi bruger til at understøtte din rejse, indlogering og krav om godtgørelse af udgifter
- Oplysninger kommunikeret af andre parter, såsom sponsoren (f.eks. forsøgsdatoer)
Vi kombinerer muligvis de indsamlede oplysninger fra disse kilder med andre oplysninger i vores besiddelse.
SÅDAN BRUGER VI DINE OPLYSNINGER – FORMÅL MED INDSAMLING OG BEHANDLING
Vi kan indsamle og bruge dine oplysninger til følgende formål:
- For at levere vores tjenesteydelser (som beskrevet i yderligere detaljer nedenfor)
- Sikkerhedsmæssige hensyn: Vi bekræfter muligvis din identitet ud fra vores optegnelser for at forhindre bedrageri eller identitetsmisbrug
- For at rapportere til den kliniske forskningsorganisation (CRO) og/eller sponsor om tjenesterne, der leveres til dig på deres vegne
- For at rapportere til CRO og/eller sponsor angående leveringen af vores tjenesteydelser
- For at rapportere til CRO og/eller sponsor, hvis du har givet os visse medicinsk relaterede oplysninger om dig
- For at udføre interne funktioner, der er nødvendige for at levere vores tjenesteydelser, herunder testning og overvågning
- For at overholde vores juridiske forpligtelser og af hensyn til (eksterne og interne) revisioner
- Juridiske sagsanlæg: Vi kan bruge oplysningerne til at undersøge og håndtere krav eller tvister og beskytte vores forretningsinteresser, hvorfor vi muligvis gemmer dine oplysninger efter afslutningen af det forsøg, du deltager i (som beskrevet nedenfor i flere detaljer).
Når vi leverer vores tjenesteydelser, kan vi bruge dine personlige oplysninger til følgende formål:
- For at arrangere rejser og indlogering til dig (enten via din brug af app/apps eller offline)
- For at behandle godtgørelseskrav og formidle betaling til dig (enten via din brug af appen eller offline)
- For at hjælpe dig, når du kontakter os, herunder rette dine spørgsmål til den relevante person og undersøge og forholde os til evt. bekymringer, du måtte have
- For at komme i kontakt med stedet, når det er nødvendigt for støtte til dine rejse-/indlogeringsplaner og -godtgørelser
HVEM DELER VI DINE PERSONLIGE OPLYSNINGER MED – MODTAGERE
Vi deler muligvis de personlige oplysninger, vi indsamler:
- Inden for vores virksomhedskoncern
Vi kan også dele oplysninger inden for vores forskellige afdelinger rundt om i verden, hvis det er relevant. F.eks. kan den person, der tager sig af dit godtgørelseskrav, have brug for at kommunikere nogle af dine oplysninger til en anden person i vores virksomhed (f.eks. bankoplysninger), før godtgørelsen kan behandles
- Med vores kunder/steder
Vi indsamler dine personlige oplysninger på vegne af CRO/sponsor, og vi deler dem muligvis med dem, f.eks. når vi søger om godkendelse i forbindelse med dit godtgørelseskrav. Du kan stole trygt på, at din identitet altid bevares fortroligt, eftersom vi kun benytter os af dit patientforsøgs-ID i denne situation, ikke dine komplette oplysninger. For at hjælpe med at opretholde dine oplysningers fortrolighed bedes du sikre, at alle henvendelser om forsøget og de tjenesteydelser, vi leverer, sker til patientprimary.
Vi vil være i kontakt med stedet med hensyn til din deltagelse i undersøgelsen og vil derfor dele oplysninger om dig, f.eks. for at bekræfte hvornår rejsen er arrangeret og om indkvarteringskrav er opfyldt. Dette gør vi kun, hvis sponsoren har givet os fornøden tilladelse til at være i kontakt med stedet
- Med forretningspartnere og tjenesteudbydere
Vi deler muligvis oplysninger med tredjeparter, når det er nødvendigt for at understøtte de tjenesteydelser, der leveres til dig. Hvis du f.eks. skal have godtgørelse for rejse- og/eller indlogeringsudgifter, vil dine personlige oplysninger blive delt med rejseudbyderen, flyselskabet, hoteludbyderen og/eller betalingskortudbyderen for godtgørelse af udgifter. Dette gør vi kun, hvis der foreligger en aftale med den relevante tredjepart for at sikre, at denne beskytter dine oplysninger, eller hvis vi kan være sikre på, at dine oplysninger vil blive tilstrækkeligt beskyttet.
Af juridiske grunde eller i tilfælde af en tvist til vores revisorer, advokater, bogholdere, konsulenter og andre professionelle rådgivere
- hvis det med rimelighed er nødvendigt for at opnå professionel rådgivning eller håndtere juridiske tvister og risici.
- Hvis en sådan videregivelse er nødvendig for at overholde en juridiske forpligtelse, vi er underlagt.
- Til eksterne revisionsformåll, f.eks. hvis vi bliver revideret af en kunde eller en regulerende myndighed.
OVERFØRSLER OG OPBEVARING AF DINE OPLYSNINGER UDEN FOR EUROPA/USA
Vi overfører muligvis dine personlige oplysninger uden for Europa/USA:
- Inden for vores virksomhedskoncern (se ovenfor).
- Med vores udvalgte tjenesteudbydere, som kan have behov for at få adgang til dine oplysninger, såsom rejsebureauer, flyselskaber, lokale transportudbydere, betalingskortudbydere, for at levere de tjenesteydelser (f.eks. rejsearrangementer), du har brug for. Bemærk, at disse udbydere muligvis også opbevarer dine oplysninger uden for Europa og især USA, hvor niveauet af beskyttelse muligvis ikke er så højt, som man kan forvente i Europa.
- Med CRO/sponsor, der er ansvarlig for at administrere det forsøg, du deltager i. Dette vil blive gjort ved hjælp af dit patientforsøgs-ID for at bevare fortroligheden af din identitet.
- Vi vil træffe alle rimelige foranstaltninger for at sikre, at dine oplysninger behandles sikkert (og kontrollere, hvilken beskyttelse der kan gives, såsom Privacy Shield-certificeringen), samt forhindre uautoriseret adgang og misbrug af personlige oplysninger.
OPBEVARING OG SLETNING AF DINE PERSONLIGE OPLYSNINGER
Hvor længe beholder vi dine personlige oplysninger?
- Vi opbevarer dine oplysninger i henhold til vores opbevaringspolitikker, medmindre den gældende lovgivning kræver en længere/kortere opbevaringsperiode. Vores opbevaringspolitikker er altid underlagt gældende love og er baseret på følgende kriterier
- Varigheden af forsøget og vores involvering i de tjenesteydelser, vi leverer
- Vores virksomheds behov for at beskytte sig selv mod juridiske krav og bruge disse optegnelser som bevismateriale, når det er nødvendigt
- Hvis der er et udestående spørgsmål vedrørende dig
- I henhold til gældende love, som en CRO/sponsor kan være underlagt
- I henhold til de anvisninger, der specifikt er givet af en CRO/sponsor
- Varigheden vil, når det er muligt, blive angivet i DCF/ICF. Hvis ikke, er du velkommen til at kontakte os for yderligere oplysninger.
DINE RETTIGHEDER SOM REGISTRERET PERSON
Du har et antal rettigheder som registreret person i henhold til loven om databeskyttelse, især:
- Retten til adgang
Du har ret til at bede om bekræftelse af dine personlige oplysninger, som vi har behandlet, og at få adgang til disse personlige oplysninger. Såfremt andres rettigheder og frihed ikke påvirkes, vil vi sende dig en kopi af dine personlige oplysninger. Denne tjenesteydelse og især den første kopi vil blive leveret gratis, men vi forbeholder os retten til at opkræve et rimeligt gebyr til at dække administrationsomkostningerne, hvis vi modtager yderligere anmodninger fra dig.
- Retten til at korrigere/færdiggøre dine oplysninger
Du har ret til at få korrigeret og/eller færdiggjort dine personlige oplysninger (hvis de oplysninger, vi har om dig, ikke er korrekte eller skal ændres f.eks. i tilfælde af ændrede bankoplysninger)
- Retten til fjernelse af dine personlige oplysninger
På din anmodning, og såfremt behandlingen af dine personlige oplysninger ikke længere er nødvendig for de tjenesteydelser, vi leverer til dig på vegne af vores kunder og med forbehold af gældende love, kan du bede om at få dine personlige oplysninger slettet. Bemærk, at vi vil opbevare en kopi af dine personlige oplysninger på vores servere for at overholde gældende love og af hensyn til beskyttelse af vores juridiske interesser.
- Retten til at begrænse vores brug af dine personlige oplysninger
Du kan under visse omstændigheder anmode om, at vores brug af dine personlige oplysninger begrænses.
Du kan udøve enhver af disse rettigheder ved at kontakte patientprimary-teamet (kontaktoplysningerne findes på DCF/ICF)
