Dokument patientprivacy

Tento dokument pro Vás připravila služba patientprimary (dále „my“/„naše“ a jakékoliv tvary těchto zájmen), abyste v plném rozsahu porozuměli tomu, jakým způsobem budou Vaše osobní údaje používány a uloženy.

Pro účely dokumentu patientprivacy označují zájmena „Vy“, „Vám“ a jakékoliv jejich tvary

  1. pacienta, na kterého se tento dokument vztahuje,
  2. zákonného zástupce, který bude případně jménem pacienta vyplňovat formulář pro sběr údajů či formulář informovaného souhlasu,
  3. osobu doprovázející pacienta.

JAKÝM ZPŮSOBEM SHROMAŽĎUJEME ÚDAJE A O JAKÉ ÚDAJE SE JEDNÁ

Vaše osobní údaje shromažďujeme následujícími způsoby:

  • když vyplňujete formulář pro sběr údajů / formulář informovaného souhlasu nebo jiné formuláře (jako např. žádosti o proplacení nákladů / žádosti o proplacení výdajů a pokyny) nebo se na nás telefonicky či písemně obrátíte,
  • když se obrátíte na náš tým s žádostí o asistenci,
  • když komunikujete s našimi týmy majícími na starosti dopravu či finance, např. co se týče dopravy, ubytování nebo proplácení výdajů,
  • když používáte naše aplikace nebo poskytujete zpětnou vazbu o našich aplikacích,
  • od třetích stran, jako jsou zadavatelé, pracoviště nebo poskytovatelé služeb, např. místní taxislužba / sanitní služba, hotely či letecké společnosti.

Kategorie údajů, které můžeme shromažďovat:

Osobní údaje, kam může patřit:

  • jméno, adresa, pohlaví, datum narození, e-mailová adresa, telefonní číslo, pacientovo identifikační číslo studie, kontakty v naléhavých případech, studie, které se účastníte, pracoviště, které budete navštěvovat, případné požadavky na zvláštní asistenci, zvláštní požadavky na stravu, preferovaný druh dopravy, údaje o cestovním pase a dalších osobních dokladech za účelem zařizování dopravy, bankovní údaje / platební údaje nutné k proplacení výdajů, zpětná vazba, kterou nám poskytnete v souvislosti se studií nebo našimi službami.

Údaje o transakcích: údaje související s Vaším používáním mobilních aplikací patientprimary a expensefirst („aplikace“):

  • Aplikace patientprimary obsahuje: údaje o návštěvách, žádosti o dopravu a ubytování, data a hodiny žádostí a poskytnuté služby, informace týkající se cesty (místo, datum, hodina atd.).
  • Aplikace expensefirst obsahuje: druh podaných žádostí o proplacení výdajů, kopie účtenek, data a hodiny podání žádostí, hodnotu výdajů k proplacení, stav Vašich žádostí.

Zároveň můžeme shromažďovat osobní údaje Vašich blízkých osob, např. kontaktní osoby pro naléhavé případy.

Neshromažďujeme údaje o Vašem zdravotním stavu, kromě případů, kdy tuto informaci sami úmyslně poskytnete.

Údaje, které můžeme shromažďovat prostřednictvím našich aplikací:

Pokud používáte naše aplikace, můžeme od Vás shromažďovat následující údaje:

Údaje o Vašem zařízení, jako jsou:

  • operační systém a verze,
  • jedinečné identifikátory zařízení.

Údaje o Vaší aktivitě v rámci aplikace, jako jsou:

  • data a časy přístupu,
  • chyby aplikace.

Údaje, které získáváme od třetích stran:

Můžeme shromažďovat údaje od třetích stran, jako jsou zadavatelé, pracoviště a poskytovatelé služeb, kam mohou patřit:

  • Údaje poskytované pracovištěm, které se týkají Vaší účasti na studii, jako jsou: data Vašich návštěv, případná storna či změny termínů návštěv, metoda úhrady nákladů, jakékoliv údaje o kartách, které obdržíte.
  • Údaje poskytované poskytovateli služeb, které používáme k vyřizování Vaší dopravy, ubytování a žádostí o úhradu nákladů.
  • Údaje poskytované dalšími stranami, jako je zadavatel (tj. termíny návštěv).

Údaje, které shromáždíme z těchto zdrojů, můžeme kombinovat s ostatními údaji, které máme k dispozici.

ÚČELY, ZA KTERÝMI SHROMAŽĎUJEME A ZPRACOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE

Vaše osobní údaje můžeme shromažďovat a používat za následujícími účely:

  • poskytování našich služeb (jak je podrobněji popsáno níže),
  • zabezpečení: můžeme si ověřit Vaši totožnost podle našich záznamů s cílem zabránit zpronevěře či zneužití totožnosti,
  • podávání zpráv kontaktní výzkumné organizaci a/nebo zadavateli o službách, které Vám jejich jménem poskytujeme,
  • podávání zpráv organizaci klinického výzkumu a/nebo zadavateli o tom, jak jsou naše služby poskytovány,
  • podávání zpráv organizaci klinického výzkumu a/nebo zadavateli v případech, kdy nám o sobě sdělíte určité zdravotní informace,
  • provádění interních operací nezbytných k poskytování našich služeb, včetně testování a monitorování,
  • dodržování zákonných povinností a za účely auditu (vnitřního i vnějšího),
  • soudních řízení: údaje můžeme použít za účelem vyšetřování žádostí o úhradu nákladů či sporů a jejich řešení a za účelem ochrany našich obchodních zájmů, a můžeme tedy po ukončení studie, jíž se účastníte, Vaše údaje uložit (jak je podrobněji popsáno níže).

V rámci poskytování našich služeb můžeme Vaše osobní údaje používat za následujícími účely:

  • zajištění dopravy a ubytování pro Vás (buď prostřednictvím aplikace/aplikací, které budete používat, nebo offline),
  • vyřizování Vašich žádostí o proplacení a umožňování úhrady Vašich výdajů (buď prostřednictvím aplikace/aplikací, které budete používat, nebo offline),
  • poskytování podpory v případech, kdy se na nás obrátíte, včetně postoupení Vašich dotazů příslušné osobě a vyšetřování a řešení Vašich případných obav,
  • spolupráce s pracovištěm v případech, kdy je třeba vyřídit záležitosti týkající se Vaší dopravy nebo Vašeho ubytování a proplácení výdajů.

S KÝM SDÍLÍME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE – PŘÍJEMCI

Osobní údaje, které shromáždíme, můžeme sdílet:

  • v rámci společností naší skupiny

Údaje můžeme v případě potřeby sdílet v rámci našich různých pracovišť po celém světě.  Například osoba, která vyřizuje Vaši žádost o proplacení, bude muset předat určité Vaše údaje (jako jsou bankovní údaje) jiné osobě uvnitř naší společnosti, aby tak mohlo dojít k proplacení.

  • s našimi klienty/pracovišti

Vaše osobní údaje shromažďujeme jménem kontaktní výzkumné organizace / zadavatele a můžeme je s nimi sdílet například v případech, když vyžadujeme schválení v souvislosti s Vaší žádostí o proplacení. Můžete se spolehnout, že Vaše totožnost bude vždy uchovávána v důvěrnosti, neboť v takové situaci používáme pouze Vaše pacientovo identifikační číslo studie, nikoliv Vaše úplné osobní údaje. S Vašimi dotazy týkajícími se studie a služeb, které poskytujeme, se na nás prosím vždy obracejte prostřednictvím služby patientprimary. Pomůžete nám tak zachovat důvěrnost Vašich osobních údajů.    

Budeme komunikovat s pracovištěm co se týče Vaší účasti ve studii, a budeme tedy sdílet údaje o Vás, např. za účelem potvrzení, na kdy máte sjednanou dopravu, a že jsou splněny Vaše požadavky na ubytování. Toto budeme činit pouze v případě, že nás zadavatel řádně pověří ke komunikaci s pracovištěm.

  • s obchodními partnery a poskytovateli služeb

V případě potřeby můžeme sdílet údaje s třetími stranami za účelem podpory Vám poskytovaných služeb. Například potřebujete-li proplatit cestovné a/nebo ubytování či výdaje, Vaše osobní údaje budou sdíleny s dopravcem, leteckou společností, poskytovatelem ubytovacích služeb a/nebo, za účelem proplacení výdajů, s poskytovatelem platební karty.  K tomu přistoupíme pouze v případě, existuje-li smlouva s příslušnou třetí stranou, která zajišťuje ochranu Vašich osobních údajů, nebo v případě, že si můžeme být jisti, že Vaše osobní údaje budou adekvátním způsobem chráněny.

S našimi auditory, právníky, účetními, konzultanty a ostatními odbornými poradci, a to z právních důvodů či v případě sporu

  • tam, kde je to přiměřeně nezbytné za účelem získání odborné rady nebo zvládání právních sporů a rizik,
  • tam, kde je zpřístupnění nezbytné z důvodu dodržování právních závazků, jejichž jsme subjektem,
  • pro účely externího auditu, například pokud by u nás probíhal audit ze strany klienta nebo regulačního orgánu.

PŘEDÁVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ A JEJICH UKLÁDÁNÍ MIMO EVROPU

Vaše osobní údaje můžeme předávat mimo Evropu:

  • V rámci společností naší skupiny (viz výše).
  • Při spolupráci s našimi vybranými poskytovateli služeb, kteří potřebují přístup k Vašim údajům, jako jsou například cestovní kanceláře, letecké společnosti, poskytovatelé místní dopravy, poskytovatel platební karty, a to za účelem poskytnutí služeb (tj. zajištění dopravy), které budete potřebovat. Vezměte prosím na vědomí, že i tito poskytovatelé mohou ukládat Vaše osobní údaje mimo Evropu, kde úroveň ochrany nemusí být tak vysoká, jak byste ji očekávali v Evropě.
  • Při spolupráci s kontaktní výzkumnou organizací / zadavatelem zodpovědným za řízení studie, které se účastníte. V takovém případě bude použito Vaše pacientovo identifikační číslo studie za účelem zachování důvěrnosti.
  • Podnikneme veškeré přiměřené kroky k tomu, abychom zabezpečili, že s Vašimi osobními údaji bude nakládáno bezpečným způsobem (a ověříme, zda je možno poskytnout ochranu jako je certifikace Privacy Shield), a zároveň abychom zamezili neautorizovanému přístupu k osobním údajům a jejich zneužití.

UCHOVÁVÁNÍ A VÝMAZ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Jak dlouho uchováváme Vaše osobní údaje?

  • Vaše údaje uchováváme v souladu s našimi zásadami uchovávání údajů, pokud platná právní úprava nevyžaduje jejich uchovávání po delší/kratší dobu. Naše zásady uchovávání údajů vždy odpovídají platným zákonům a jsou založeny na následujících kritériích:
    • doba trvání klinického hodnocení a míra naší účasti na službách, které poskytujeme,
    • potřeba naší společnosti chránit se před uplatňováním právních nároků a použití takových záznamů jako důkazů v případě potřeby,
    • pokud existuje nevyřešená záležitost, která se Vás týká,
    • dodržování platných zákonů, kterým může zadavatel / kontaktní výzkumná organizace případně podléhat,  
    • dodržování pokynů, které jsou konkrétně uloženy kontaktní výzkumnou organizací / zadavatelem.
  • Kdykoliv je to možné, bude Vám doba trvání oznámena na formuláři pro sběr údajů / formuláři informovaného souhlasu. Pokud tomu tak nebude, obraťte se prosím na nás a my Vám poskytneme další informace.

VAŠE PRÁVA JAKO SUBJEKTU ÚDAJŮ

Coby subjekt údajů máte podle zákona o ochraně osobních údajů celou řadu práv, a to zejména:

  • právo na přístup k osobním údajům

Máte právo vyžádat si potvrzení o tom, které Vaše osobní údaje jsme zpracovali či zpracováváme, a pokud tomu tak činíme, máte právo na poskytnutí přístupu k osobním údajům. Pokud tím nebudou dotčena práva a svobody jiných subjektů, poskytneme Vám kopii Vašich osobních údajů. Tato služba, a to konkrétně první kopie, bude poskytnuta zdarma, nicméně si vyhrazujeme právo účtovat přiměřený poplatek k pokrytí administrativních nákladů v případě, že si podáte další žádosti.

  • právo na opravu/doplnění Vašich osobních údajů

Máte právo na opravu a/nebo doplnění Vašich osobních údajů (pokud jsou údaje, které o Vás uchováváme, nepřesné nebo je třeba je opravit, například v případě změny bankovních údajů).

  • právo na výmaz Vašich osobních údajů

Za předpokladu, že zpracování Vašich údajů již není nezbytné pro účely služeb, které Vám poskytujeme jménem našich klientů a v souladu s platnými zákony, si můžete požádat o to, aby byly Vaše osobní údaje vymazány. Vezměte prosím na vědomí, že budeme uchovávat kopie Vašich osobních údajů na našich serverech za účelem dodržování platných zákonů a ochrany našich oprávněných zájmů.

  • právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů

Za určitých podmínek si můžete požádat, abychom omezili zpracovávání Vašich osobních údajů

Kterákoliv z těchto práv můžete uplatnit tak, že se obrátíte na tým služby patientprimary (kontaktní údaje najdete na formuláři pro sběr údajů / formuláři informovaného souhlasu).