Tento dokument pro Vás připravila služba patientprimary (dále „my“/„naše“ a jakékoliv tvary těchto zájmen), abyste v plném rozsahu porozuměli tomu, jakým způsobem budou Vaše osobní údaje používány a uloženy.
Pro účely dokumentu patientprivacy označují zájmena „Vy“, „Vám“ a jakékoliv jejich tvary
- pacienta, na kterého se tento dokument vztahuje,
- zákonného zástupce, který bude případně jménem pacienta vyplňovat formulář pro sběr údajů či formulář informovaného souhlasu,
- osobu doprovázející pacienta.
JAKÝM ZPŮSOBEM SHROMAŽĎUJEME ÚDAJE A O JAKÉ ÚDAJE SE JEDNÁ
Vaše osobní údaje shromažďujeme následujícími způsoby:
- když vyplňujete formulář pro sběr údajů / formulář informovaného souhlasu nebo jiné formuláře (jako např. žádosti o proplacení nákladů / žádosti o proplacení výdajů a pokyny) nebo se na nás telefonicky či písemně obrátíte,
- když se obrátíte na náš tým s žádostí o asistenci,
- když komunikujete s našimi týmy majícími na starosti dopravu či finance, např. co se týče dopravy, ubytování nebo proplácení výdajů,
- když používáte naše aplikace nebo poskytujete zpětnou vazbu o našich aplikacích,
- od třetích stran, jako jsou zadavatelé, pracoviště nebo poskytovatelé služeb, např. místní taxislužba / sanitní služba, hotely či letecké společnosti.
Kategorie údajů, které můžeme shromažďovat:
Osobní údaje, kam může patřit:
- jméno, adresa, pohlaví, datum narození, e-mailová adresa, telefonní číslo, pacientovo identifikační číslo studie, kontakty v naléhavých případech, studie, které se účastníte, pracoviště, které budete navštěvovat, případné požadavky na zvláštní asistenci, zvláštní požadavky na stravu, preferovaný druh dopravy, údaje o cestovním pase a dalších osobních dokladech za účelem zařizování dopravy, bankovní údaje / platební údaje nutné k proplacení výdajů, zpětná vazba, kterou nám poskytnete v souvislosti se studií nebo našimi službami.
Údaje o transakcích: údaje související s Vaším používáním mobilních aplikací patientprimary a expensefirst („aplikace“):
- Aplikace patientprimary obsahuje: údaje o návštěvách, žádosti o dopravu a ubytování, data a hodiny žádostí a poskytnuté služby, informace týkající se cesty (místo, datum, hodina atd.).
- Aplikace expensefirst obsahuje: druh podaných žádostí o proplacení výdajů, kopie účtenek, data a hodiny podání žádostí, hodnotu výdajů k proplacení, stav Vašich žádostí.
Zároveň můžeme shromažďovat osobní údaje Vašich blízkých osob, např. kontaktní osoby pro naléhavé případy.
Neshromažďujeme údaje o Vašem zdravotním stavu, kromě případů, kdy tuto informaci sami úmyslně poskytnete.
Údaje, které můžeme shromažďovat prostřednictvím našich aplikací:
Pokud používáte naše aplikace, můžeme od Vás shromažďovat následující údaje:
Údaje o Vašem zařízení, jako jsou:
- operační systém a verze,
- jedinečné identifikátory zařízení.
Údaje o Vaší aktivitě v rámci aplikace, jako jsou:
- data a časy přístupu,
- chyby aplikace.
Údaje, které získáváme od třetích stran:
Můžeme shromažďovat údaje od třetích stran, jako jsou zadavatelé, pracoviště a poskytovatelé služeb, kam mohou patřit:
- Údaje poskytované pracovištěm, které se týkají Vaší účasti na studii, jako jsou: data Vašich návštěv, případná storna či změny termínů návštěv, metoda úhrady nákladů, jakékoliv údaje o kartách, které obdržíte.
- Údaje poskytované poskytovateli služeb, které používáme k vyřizování Vaší dopravy, ubytování a žádostí o úhradu nákladů.
- Údaje poskytované dalšími stranami, jako je zadavatel (tj. termíny návštěv).
Údaje, které shromáždíme z těchto zdrojů, můžeme kombinovat s ostatními údaji, které máme k dispozici.
ÚČELY, ZA KTERÝMI SHROMAŽĎUJEME A ZPRACOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE
Vaše osobní údaje můžeme shromažďovat a používat za následujícími účely:
- poskytování našich služeb (jak je podrobněji popsáno níže),
- zabezpečení: můžeme si ověřit Vaši totožnost podle našich záznamů s cílem zabránit zpronevěře či zneužití totožnosti,
- podávání zpráv kontaktní výzkumné organizaci a/nebo zadavateli o službách, které Vám jejich jménem poskytujeme,
- podávání zpráv organizaci klinického výzkumu a/nebo zadavateli o tom, jak jsou naše služby poskytovány,
- podávání zpráv organizaci klinického výzkumu a/nebo zadavateli v případech, kdy nám o sobě sdělíte určité zdravotní informace,
- provádění interních operací nezbytných k poskytování našich služeb, včetně testování a monitorování,
- dodržování zákonných povinností a za účely auditu (vnitřního i vnějšího),
- soudních řízení: údaje můžeme použít za účelem vyšetřování žádostí o úhradu nákladů či sporů a jejich řešení a za účelem ochrany našich obchodních zájmů, a můžeme tedy po ukončení studie, jíž se účastníte, Vaše údaje uložit (jak je podrobněji popsáno níže).
V rámci poskytování našich služeb můžeme Vaše osobní údaje používat za následujícími účely:
- zajištění dopravy a ubytování pro Vás (buď prostřednictvím aplikace/aplikací, které budete používat, nebo offline),
- vyřizování Vašich žádostí o proplacení a umožňování úhrady Vašich výdajů (buď prostřednictvím aplikace/aplikací, které budete používat, nebo offline),
- poskytování podpory v případech, kdy se na nás obrátíte, včetně postoupení Vašich dotazů příslušné osobě a vyšetřování a řešení Vašich případných obav,
- spolupráce s pracovištěm v případech, kdy je třeba vyřídit záležitosti týkající se Vaší dopravy nebo Vašeho ubytování a proplácení výdajů.
S KÝM SDÍLÍME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE – PŘÍJEMCI
Osobní údaje, které shromáždíme, můžeme sdílet:
- v rámci společností naší skupiny
Údaje můžeme v případě potřeby sdílet v rámci našich různých pracovišť po celém světě. Například osoba, která vyřizuje Vaši žádost o proplacení, bude muset předat určité Vaše údaje (jako jsou bankovní údaje) jiné osobě uvnitř naší společnosti, aby tak mohlo dojít k proplacení.
- s našimi klienty/pracovišti
Vaše osobní údaje shromažďujeme jménem kontaktní výzkumné organizace / zadavatele a můžeme je s nimi sdílet například v případech, když vyžadujeme schválení v souvislosti s Vaší žádostí o proplacení. Můžete se spolehnout, že Vaše totožnost bude vždy uchovávána v důvěrnosti, neboť v takové situaci používáme pouze Vaše pacientovo identifikační číslo studie, nikoliv Vaše úplné osobní údaje. S Vašimi dotazy týkajícími se studie a služeb, které poskytujeme, se na nás prosím vždy obracejte prostřednictvím služby patientprimary. Pomůžete nám tak zachovat důvěrnost Vašich osobních údajů.
Budeme komunikovat s pracovištěm co se týče Vaší účasti ve studii, a budeme tedy sdílet údaje o Vás, např. za účelem potvrzení, na kdy máte sjednanou dopravu, a že jsou splněny Vaše požadavky na ubytování. Toto budeme činit pouze v případě, že nás zadavatel řádně pověří ke komunikaci s pracovištěm.
- s obchodními partnery a poskytovateli služeb
V případě potřeby můžeme sdílet údaje s třetími stranami za účelem podpory Vám poskytovaných služeb. Například potřebujete-li proplatit cestovné a/nebo ubytování či výdaje, Vaše osobní údaje budou sdíleny s dopravcem, leteckou společností, poskytovatelem ubytovacích služeb a/nebo, za účelem proplacení výdajů, s poskytovatelem platební karty. K tomu přistoupíme pouze v případě, existuje-li smlouva s příslušnou třetí stranou, která zajišťuje ochranu Vašich osobních údajů, nebo v případě, že si můžeme být jisti, že Vaše osobní údaje budou adekvátním způsobem chráněny.
S našimi auditory, právníky, účetními, konzultanty a ostatními odbornými poradci, a to z právních důvodů či v případě sporu
- tam, kde je to přiměřeně nezbytné za účelem získání odborné rady nebo zvládání právních sporů a rizik,
- tam, kde je zpřístupnění nezbytné z důvodu dodržování právních závazků, jejichž jsme subjektem,
- pro účely externího auditu, například pokud by u nás probíhal audit ze strany klienta nebo regulačního orgánu.
PŘEDÁVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ A JEJICH UKLÁDÁNÍ MIMO EVROPU
Vaše osobní údaje můžeme předávat mimo Evropu:
- V rámci společností naší skupiny (viz výše).
- Při spolupráci s našimi vybranými poskytovateli služeb, kteří potřebují přístup k Vašim údajům, jako jsou například cestovní kanceláře, letecké společnosti, poskytovatelé místní dopravy, poskytovatel platební karty, a to za účelem poskytnutí služeb (tj. zajištění dopravy), které budete potřebovat. Vezměte prosím na vědomí, že i tito poskytovatelé mohou ukládat Vaše osobní údaje mimo Evropu, kde úroveň ochrany nemusí být tak vysoká, jak byste ji očekávali v Evropě.
- Při spolupráci s kontaktní výzkumnou organizací / zadavatelem zodpovědným za řízení studie, které se účastníte. V takovém případě bude použito Vaše pacientovo identifikační číslo studie za účelem zachování důvěrnosti.
- Podnikneme veškeré přiměřené kroky k tomu, abychom zabezpečili, že s Vašimi osobními údaji bude nakládáno bezpečným způsobem (a ověříme, zda je možno poskytnout ochranu jako je certifikace Privacy Shield), a zároveň abychom zamezili neautorizovanému přístupu k osobním údajům a jejich zneužití.
UCHOVÁVÁNÍ A VÝMAZ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Jak dlouho uchováváme Vaše osobní údaje?
- Vaše údaje uchováváme v souladu s našimi zásadami uchovávání údajů, pokud platná právní úprava nevyžaduje jejich uchovávání po delší/kratší dobu. Naše zásady uchovávání údajů vždy odpovídají platným zákonům a jsou založeny na následujících kritériích:
- doba trvání klinického hodnocení a míra naší účasti na službách, které poskytujeme,
- potřeba naší společnosti chránit se před uplatňováním právních nároků a použití takových záznamů jako důkazů v případě potřeby,
- pokud existuje nevyřešená záležitost, která se Vás týká,
- dodržování platných zákonů, kterým může zadavatel / kontaktní výzkumná organizace případně podléhat,
- dodržování pokynů, které jsou konkrétně uloženy kontaktní výzkumnou organizací / zadavatelem.
- Kdykoliv je to možné, bude Vám doba trvání oznámena na formuláři pro sběr údajů / formuláři informovaného souhlasu. Pokud tomu tak nebude, obraťte se prosím na nás a my Vám poskytneme další informace.
VAŠE PRÁVA JAKO SUBJEKTU ÚDAJŮ
Coby subjekt údajů máte podle zákona o ochraně osobních údajů celou řadu práv, a to zejména:
- právo na přístup k osobním údajům
Máte právo vyžádat si potvrzení o tom, které Vaše osobní údaje jsme zpracovali či zpracováváme, a pokud tomu tak činíme, máte právo na poskytnutí přístupu k osobním údajům. Pokud tím nebudou dotčena práva a svobody jiných subjektů, poskytneme Vám kopii Vašich osobních údajů. Tato služba, a to konkrétně první kopie, bude poskytnuta zdarma, nicméně si vyhrazujeme právo účtovat přiměřený poplatek k pokrytí administrativních nákladů v případě, že si podáte další žádosti.
- právo na opravu/doplnění Vašich osobních údajů
Máte právo na opravu a/nebo doplnění Vašich osobních údajů (pokud jsou údaje, které o Vás uchováváme, nepřesné nebo je třeba je opravit, například v případě změny bankovních údajů).
- právo na výmaz Vašich osobních údajů
Za předpokladu, že zpracování Vašich údajů již není nezbytné pro účely služeb, které Vám poskytujeme jménem našich klientů a v souladu s platnými zákony, si můžete požádat o to, aby byly Vaše osobní údaje vymazány. Vezměte prosím na vědomí, že budeme uchovávat kopie Vašich osobních údajů na našich serverech za účelem dodržování platných zákonů a ochrany našich oprávněných zájmů.
- právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů
Za určitých podmínek si můžete požádat, abychom omezili zpracovávání Vašich osobních údajů.
Kterákoliv z těchto práv můžete uplatnit tak, že se obrátíte na tým služby patientprimary (kontaktní údaje najdete na formuláři pro sběr údajů / formuláři informovaného souhlasu).