Документ «ПейшнтПрайваси»

Этот документ предоставлен группой «ПейшнтПраймари» (далее «мы»/«нас»), чтобы Вы смогли получить полное представление о том, как будут использовать и хранить Вашу персональную информацию.

В этом документе «ПейшнтПрайваси» местоимения «Вы» и «Ваш» относятся к

  1. пациенту, для которого предназначен этот документ, и
  2. законному опекуну, заполняющему эту форму сбора данных (ФСД) или форму информированного согласия (ФИС) от имени пациента
  3. лицу, осуществляющему уход и сопровождающему пациента

Какую информацию мы собираем, и как мы это делаем

Мы собираем информацию о Вас следующим образом:

  • Посредством заполнения этой ФСД/ФИС или других форм (например, формы возмещения расходов/заявки на возмещение расходов и рекомендаций), либо во время общения с Вами по телефону или посредством переписки;
  • При обращении в нашу службу поддержки;
  • При взаимодействии с нашими дорожными и финансовыми группами по запросам, например связанным с Вашими поездками, проживанием или возмещением расходов;
  • При использовании наших приложений или предоставлении комментариев относительно наших приложений;
  • Получаем от третьих лиц, например, от спонсора, центра, поставщиков услуг, таких как местные службы такси, станции скорой помощи, гостиницы, авиакомпании.

Разновидности информации, которую мы можем собирать:

Персональная информация может включать:

  • Ф. И. О., адрес, пол, дату рождения, адрес электронной почты, номер телефона, идентификационный номер пациента в рамках исследования, контакты для связи в экстренной ситуации, исследование, в котором Вы принимаете участие, центр, который Вы будете посещать, любую специальную помощь, требования к питанию, предпочтения в отношении поездки, паспортную информацию и другие документы, удостоверяющие личность, для целей организации поездки, банковские реквизиты / информацию об оплате, необходимые для возмещения расходов, комментарии, которые Вы можете предоставить нам в связи с исследованием или нашими услугами.

Информация о транзакциях: информация, связанная с использованием Вами мобильных приложений «ПейшнтПраймари» и «ЭкспенсФерст» (далее «Приложения»)

  • Приложение «ПейшнтПраймари» включает: сведения о визите, запросы на проезд и проживание, даты и время запросов и предоставляемых услуг, информацию о поездке (местоположение, дата, время и т. д.)
  • Приложение «ЭкспенсФерст» включает: тип запросов на возмещение расходов, которые Вы подаете, копии счетов, даты и время подачи запросов, величину заявленных расходов, статус Ваших запросов

Также мы можем собирать персональную информацию о связанных с Вами людях, например контактные данные для связи в экстренных ситуациях.

Мы не будем собирать информацию о Вашем здоровье, за исключением случаев, когда Вы намеренно раскрываете такую информацию.

Информация, которую мы получаем с помощью наших Приложений:

В случае использования наших приложений мы можем собирать о Вас следующую информацию:

Информацию о Вашем устройстве, например о:

  • операционной системе и ее версии;
  • уникальных идентификаторах устройства.

Информацию о Вашей активности в приложении, например:

  • дате и времени доступа;
  • сбоях приложения.

Информация, которую мы получаем от третьих лиц:

Мы можем собирать информацию от третьих лиц, таких как спонсор, центр и поставщики услуг, в которую может входить:

  • Информация, полученная от центра и касающаяся Вашего участия в исследовании, например даты Ваших визитов, все случаи отмены, перенос визитов, способ возмещения расходов, данные карточки, предоставленной Вам.
  • Информация, полученная от поставщиков услуг для использования с целью обработки Ваших запросов на поездку, проживание и возмещение расходов.
  • Информация, полученная из других источников, например от спонсора (например, даты визитов).

Мы можем комбинировать информацию, полученную из этих источников, с другой информацией, имеющейся в нашем распоряжении.

Как мы используем Вашу информацию — цели сбора и обработки данных

Мы можем собирать и использовать Вашу информацию для достижения следующих целей:

  • Для предоставления наших услуг (как более подробно описано ниже);
  • В целях безопасности: мы можем идентифицировать Вашу личность на основании наших данных для предотвращения мошенничества или неправомерного использования удостоверений личности;
  • Для оповещения контрактной исследовательской организации (далее «КИО») и/или Спонсора об услугах, предоставленных Вам по их поручению;
  • Для отчетности перед КИО и/или Спонсором о предоставлении наших услуг;
  • Для сообщения в КИО и/или Спонсору о случаях, когда мы получаем от Вас какую-то личную медицинскую информацию;
  • Для выполнения внутренних процедур, необходимых для предоставления услуг, включая тестирование и мониторинг;
  • Для соблюдения наших юридических обязательств и для (внешнего и внутреннего) аудита;
  • Судебное производство: мы можем использовать эту информацию для расследования и рассмотрения претензий или споров и защиты наших деловых интересов, поэтому мы можем хранить Ваши данные после окончания исследования, в котором Вы принимаете участие (как более подробно описано ниже).

В ходе Вашего обслуживания мы можем использовать Вашу персональную информацию в следующих целях:

  • Для организации поездки и проживания (за счет использования Вами приложений или без подключения в интернету).
  • Для обработки запросов на возмещение расходов и содействия при оплате (за счет использования Вами приложений или без подключения в интернету).
  • Чтобы помогать Вам в случае, если Вы обращаетесь к нам, включая переадресацию Ваших вопросов соответствующему лицу, а также изучение и решение любых проблем, которые могут у Вас возникнуть.
  • Для поддержки связи с центром с целью организации Ваших поездок/проживания в случае необходимости и возмещения расходов.

С кем мы делимся Вашей персональной информацией — получатели информации

Мы можем поделиться собранной персональной информацией:

  • С другими членами нашей группы компаний

При необходимости мы можем передать информацию в другие офисы нашей компании, расположенные в разных странах мира.  Например, лицу, занимающемуся Вашим запросом на возмещение расходов, может потребоваться передать часть Вашей информации другому лицу в нашей компании (например, банковские реквизиты), чтобы затем можно было осуществить возмещение расходов

  • С нашими клиентами/центрами

Мы собираем Вашу персональную информацию по поручению КИО/Спонсора и можем делиться с ними этой информацией, например для утверждения Вашего запроса на возмещение расходов. Будьте уверены, что конфиденциальность Вашей личности не будет нарушена, поскольку в этой ситуации мы используем только Ваш идентификационный номер пациента в исследовании, а не Ваши полные данные. Чтобы обеспечить конфиденциальность Вашей информации, убедитесь, что все запросы об исследовании и предоставляемых нами услугах направляются в «ПейшнтПраймари».  

Мы будем поддерживать связь с центром, чтобы быть в курсе Вашего участия в исследовании, и, следовательно, будем делиться с ним информацией о Вас, например, чтобы подтвердить факт организации поездки и соблюдения требований к проживанию.. Мы будем делать это только в том случае, если Спонсор должным образом уполномочит нас поддерживать связь с центром.

  • С деловыми партнерами и поставщиками услуг

Мы можем передавать информацию третьим лицам, когда это необходимо для поддержки предоставляемых Вам услуг. Например, если нужно будет организовать для Вас проезд и/или проживание или возмещение расходов, Ваша персональная информация будет предоставлена туристической компании, авиакомпании, администрации гостиницы и/или для возмещения расходов — поставщику платежных карт.  Мы будем делать это только в случае заключения с соответствующей третьей стороной соглашения, обеспечивающего защиту Вашей информации, или если мы сможем быть уверены в надлежащей организации защиты Вашей информации.

По юридическим причинам или в случае возникновения спорных ситуаций — с нашими аудиторами, юристами, бухгалтерами, советниками и другими профессиональными консультантами

  • если передача информации разумно необходима для получения профессиональной консультации или разрешения юридических споров и рисков;
  • если такое раскрытие необходимо для соблюдения наших юридических обязательств.
  • для целей внешнего аудита, например, если мы подлежим проверке со стороны клиента или регуляторного органа.

Передача и хранение Ваших данных за пределами Европы / США

Мы можем передавать Вашу персональную информацию за пределы Европы/США:

  • Внутри нашей группы компаний (см. информацию выше).
  • Нашим отобранным поставщикам услуг, которым может потребоваться доступ к Вашим данным, например туристическим агентам, авиакомпаниям, местным транспортным компаниям, поставщику платежных карт, для предоставления необходимых Вам услуг (то есть для организации поездки). Обратите внимание, что эти поставщики могут также хранить Ваши данные за пределами Европы и особенно США, где уровень защиты может быть не таким высоким, как ожидается в Европе.
  • КИО/Спонсору, ответственным за управление исследованием, в котором Вы принимаете участие. Это будет сделано с использованием Вашего идентификационного номера пациента в исследовании, чтобы сохранить конфиденциальность Вашей личности.
  • Мы предпримем все разумные меры, чтобы обеспечить безопасное обращение с Вашими данными (и для проверки возможного уровня предоставляемой защиты, например посредством сертификации качества защиты персональных данных), а также для предотвращения несанкционированного доступа и ненадлежащего использования персональных данных.

Хранение и удаление Вашей персональной информации

Как долго мы храним Вашу персональную информацию?

  • Мы храним Вашу информацию в соответствии с нашими правилами хранения, если действующее законодательство не требует более длительного/короткого срока хранения. Наши правила хранения всегда регулируются действующим законодательством с учетом следующих критериев:
    • Продолжительность исследования и степень нашего участия в предоставляемых услугах;
    • Потребность в защите нашей компании от судебных исков и возможность использовать эти записи в качестве доказательств, в случае необходимости;
    • Наличие нерешенных вопросов, связанных с Вами;
    • Требования применимых законов, которые, возможно, регулируют деятельность Спонсора/КИО;  
    • Требования специальных инструкций, предоставленных КИО/Спонсором;
  • Информация о продолжительности хранения будет, по возможности, предоставлена Вам в ФСД/ФИС. Если этих сведений нет в ФСД/ФИС, свяжитесь с нами для получения дополнительной информации.

Ваши права как субъекта данных

Согласно закону о защите данных, Вы, как субъект данных, обладаете целым рядом прав, и к ним относятся:

  • Право на доступ,

У Вас есть право запросить подтверждение факта обработки нами Ваших персональных данных и информацию о том, где эта обработка проводилась, а также право на доступ к персональным данным. При условии что это не приведет к нарушению прав и свобод других людей, мы предоставим Вам копию Ваших персональных данных. Эта услуга и, в частности, первый экземпляр, будут предоставлены бесплатно, но мы оставляем за собой право взимать разумную плату для покрытия административных расходов в случае поступления от Вас дополнительных запросов.

  • Право на исправление/дополнение Ваших данных,

Вы имеете право на то, чтобы Ваши персональные данные были исправлены и/или дополнены (если Ваши данные, которые хранятся у нас, неверны, или если их нужно изменить, например в случае изменения банковских реквизитов).

  • Право на удаление Ваших персональных данных,

При условии, что обработка Вашей персональной информации больше не требуется для услуг, которые мы предоставляем Вам от имени наших клиентов и в соответствии с действующим законодательством, Вы можете запросить удаление своих персональных данных. Обратите внимание, что мы будем хранить копию Вашей персональной информации на наших серверах в целях соблюдения применимых законов и защиты наших законных интересов.

  • Право ограничивать использование нами Вашей персональной информации.

При определенных условиях Вы можете потребовать ограничить наши возможности по использованию Ваших персональных данных.

Вы можете воспользоваться любым из этих прав, связавшись с группой «ПейшнтПраймари» (контактные данные указаны в ФСД/ФИС).