Le présent document est fourni par patientprimary (« nous », « notre », « nos ») pour vous permettre de comprendre parfaitement comment vos données à caractère personnel seront utilisées et conservées.
Aux fins du présent document patientprivacy, « vous », « vos » et « votre » font référence:
- au patient auquel le présent document se rapporte,
- au tuteur légal qui peut remplir le Formulaire de collecte des données (FCD) ou le Formulaire de consentement éclairé (FCE) au nom du patient et
- au soignant qui accompagne le patient.
COMMENT NOUS COLLECTONS LES DONNEES ET QUELLES SONT LES DONNEES QUE NOUS COLLECTONS
Les façons dont nous collectons les données à votre sujet:
- Lorsque vous remplissez ce FCD/FCE ou d’autres formulaires (comme le Formulaire de remboursement/Formulaire de demande de remboursement des dépenses et les Directives) ou que vous communiquez avec nous par téléphone ou par écrit
- Lorsque vous contactez notre équipe pour obtenir de l’aide
- Lorsque vous êtes en contact avec nos équipes responsables des déplacements et des financements concernant vos demandes relatives, par ex., aux déplacements, à l’hébergement ou aux remboursements
- Lorsque vous utilisez nos applications ou que vous faites des commentaires sur nos applications
- Auprès de tierces parties, p. ex. le Promoteur, le Centre, les prestataires de services comme les ambulances/taxis locaux, les hôtels ou les compagnies aériennes
Les catégories de données que nous pouvons collecter:
Les données à caractère personnel incluent:
- Nom, adresse, genre, date de naissance, adresse de messagerie, numéro de téléphone, ID d’étude du patient, coordonnées d’urgence, l’étude à laquelle vous participez, le Centre où vous vous déplacerez, toute aide particulière, exigences alimentaires, préférences de déplacement, informations de passeport et autres documents d’identité aux fins d’organisation des déplacements, les coordonnées bancaires/informations de paiement nécessaires pour les demandes de remboursement, les commentaires que vous pouvez nous faire concernant l’étude ou nos services.
Détails des transactions : les données relatives à votre utilisation des applications mobiles (« applications ») patientprimary et expensefirst.
- L’application patientprimary comportant : les détails de la visite, les demandes de déplacement et d’hébergement, les dates et heures des demandes et le service fourni, les données relatives au déplacement (lieu, date, heure, etc.)
- L’application expensefirst comportant : le type de demandes de remboursement que vous soumettez, les copies des reçus, les dates et heures des envois des demandes, la valeur des frais faisant l’objet de vos demandes, le statut de vos demandes
Nous pouvons aussi collecter des données à caractère personnel sur des personnes qui vous sont liées, p. ex. les coordonnées d’urgence.
Nous ne collectons pas de données sur votre santé, sauf lorsque vous les communiquez délibérément.
Les données que nous pouvons collecter par le biais de nos applications:
Si vous utilisez nos applications, nous pouvons collecter les données suivantes auprès de vous:
Les données sur votre appareil, comme:
- Le système opérationnel et la version
- Les identifiants d’appareil uniques
Les données sur votre activité dans le cadre de l’application, comme:
- Les dates et heures d’accès
- Les blocages de l’application
Les données que nous collectons auprès de tierces parties:
Nous pouvons collecter des données auprès de tierces parties, comme le Promoteur, le Centre, les prestataires de services, qui peuvent inclure :
- Les données communiquées par le Centre concernant votre participation à l’étude comme: vos dates de visite, toute annulation ou report de visite, les méthodes de remboursement, tout détail de carte qui vous sont donnés
- Les données communiquées par les prestataires de services que nous utilisons pour permettre votre déplacement, hébergement et vos demandes de remboursement de frais
- Les données communiquées par d’autres parties comme le Promoteur (p. ex. les dates de visite)
Nous pouvons combiner les données collectées à partir de ces sources avec d’autres données en notre possession.
COMMENT NOUS UTILISONS VOS DONNEES – OBJECTIFS DE COLLECTE ET TRAITEMENT
Nous pouvons collecter et utiliser vos données pour les objectifs suivantes:
- Fournir nos services (comme cela est décrit plus amplement ci-dessous)
- Objectifs de sécurité : nous pouvons confirmer votre identité par rapport aux dossiers afin de prévenir toute fraude ou utilisation abusive d’identité
- Faire un rapport à la Société de recherche sous contrat (« SRC ») et/ou au Promoteur concernant les services qui vous sont fournis en leur nom
- Faire un rapport à la SRC et/ou au Promoteur concernant la prestation de nos services
- Faire un rapport à la SRC et/ou au Promoteur lorsque vous nous avez communiqué des données de nature médicale vous concernant
- Réaliser des opérations internes nécessaires à la prestation des services, y compris des tests et la surveillance
- Respecter nos obligations légales et à des fins de vérification (externe et interne)
- Procédures judiciaires : nous pouvons utiliser les données pour enquêter sur et traiter des réclamations ou des litiges et protéger les intérêts de notre entreprise. Nous pouvons donc conserver vos données après la fin de l’étude à laquelle vous participez (comme cela est décrit plus amplement ci-dessous).
Lorsque nous fournissons nos services, nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel pour les objectifs suivants:
- Organiser les déplacements et les hébergements pour vous (soit par votre utilisation de la ou des applications, soit hors ligne)
- Traiter les demandes de remboursement et vous faciliter le remboursement (soit par votre utilisation de la ou des applications, soit hors ligne)
- Vous apporter un soutien lorsque vous nous contactez, y compris orienter vos questions vers la personne concernée et enquêter et traiter toute préoccupation que vous pouvez avoir
- Communiquer avec le Centre si nécessaire afin d’apporter une aide dans le cadre de l’organisation de vos déplacements/hébergements et remboursements
LES PERSONNES AVEC QUI NOUS PARTAGEONS VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL – LES DESTINATAIRES
Nous pouvons partager vos données à caractère personnel que nous collectons:
- Au sein de notre groupe de sociétés
Nous pouvons partager les données au sein de nos différents bureaux dans le monde, si cela est approprié. Par exemple, la personne qui traite votre demande de remboursement peut avoir besoin de communiquer certaines de vos données à une autre personne dans notre société (p. ex. les coordonnées bancaires) pour que le remboursement puisse être traité.
- Avec nos clients/Centres
Nous collectons vos données à caractère personnel au nom de la SRC/du Promoteur et nous pouvons les partager avec eux, par exemple, lorsque nous demandons une approbation concernant votre demande de remboursement. Soyez assuré que la confidentialité de votre identité sera toujours préservée, car nous n’utilisons que votre ID d’étude de patient, pas l’intégralité des coordonnées, dans cette situation. Pour aider au maintien de la confidentialité de vos données, assurez-vous que toutes les demandes d’informations sur l’étude et les services que nous fournissons soient dirigées vers patientprimary.
Nous communiquerons avec le Centre en ce qui concerne votre participation à l’étude et nous partagerons de ce fait des données à votre sujet, par ex. pour confirmer que le déplacement est organisé et que les conditions d’hébergement sont remplies. Nous ne ferons cela que si nous sommes dûment autorisés par le Promoteur à communiquer avec le Centre.
- Avec les partenaires commerciaux et les prestataires de services
Nous pouvons partager des données avec des tierces parties si nécessaire pour permettre de vous apporter les services. Par exemple, si vous devez vous faire rembourser des frais de déplacement et/ou d’hébergement ou des dépenses, vos données à caractère personnel seront partagées avec le prestataire de voyage, la compagnie aérienne, l’hôtel et/ou, concernant le remboursement des frais, avec le prestataire de la carte de paiement. Nous ne ferons cela que s’il existe un accord avec la tierce partie qui nous garantit qu’elle protège vos données ou si nous pouvons être sûrs que celles-ci seront correctement protégées.
Pour des raisons juridiques ou en cas de litige à nos vérificateurs, avocats, comptables, consultants et autres conseillers professionnels
- lorsque c’est raisonnablement nécessaire pour obtenir des conseils professionnels ou gérer les litiges et les risques juridiques
- lorsque ce genre de communication est nécessaire pour se conformer à une obligation légale à laquelle nous sommes soumis
- à des fins de vérification externe, par exemple, si nous devions faire l’objet d’une vérification par un client ou une autorité réglementaire.
TRANSFERTS ET CONSERVATION DE VOS DONNEES A L’EXTERIEUR DE L’EUROPE/DES ÉTATS-UNIS
Nous pouvons transférer vos données à caractère personnel en dehors de l’Europe/des États-Unis :
- Au sein de notre groupe de sociétés (veuillez vous reporter ci-dessus)
- Avec les prestataires de services que nous avons sélectionnés et qui peuvent avoir besoin d’accéder à vos données (par ex. les agences de voyages, les compagnies aériennes, les prestataires de transport locaux, les prestataires de cartes de paiement) afin d’apporter les services (par ex., organiser un déplacement) dont vous pouvez avoir besoin. Veuillez noter que ces prestataires peuvent aussi stocker vos données à l’extérieur de l’Europe et surtout aux États-Unis où le niveau de protection peut ne pas être aussi élevé que celui auquel vous pourriez vous attendre en Europe.
- Avec la SRC/le Promoteur responsable de la gestion de l’étude à laquelle vous participez. Ceci sera fait en utilisant votre ID d’étude du patient afin de préserver la confidentialité de votre identité.
- Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour assurer que vos données sont traitées de manière sécurisée (et vérifier quelle protection peut être donnée, comme la certification du Bouclier de protection des données), et également pour empêcher tout accès non autorisé et utilisation abusive de vos données à caractère personnel.
CONSERVATION ET SUPPRESSION DE VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Combien de temps gardons-nous vos données à caractère personnel ?
- Nous conservons vos données conformément à nos politiques de conservation sauf si la législation en vigueur exige une durée de conservation plus longue/courte. Nos politiques de conservation sont toujours soumises aux législations en vigueur et sont basées sur les critères suivants :
- La durée de l’essai et notre implication dans les services que nous fournissons
- Le besoin pour notre société de se protéger des réclamations légales et d’utiliser ces dossiers comme preuve si nécessaire
- S’il existe un problème en suspens vous concernant
- Conformément aux lois en vigueur auxquelles le Promoteur/la SRC pourrait être soumis(e)
- Conformément aux instructions qui sont spécifiquement données par une SRC/un Promoteur
VOS DROITS EN TANT QUE PERSONNE CONCERNEE
Vous avez plusieurs droits en tant que personne concernée en vertu de la législation sur la protection des données, en particulier:
- Droit d’accès
Vous avez le droit de demander la confirmation de vos données à caractère personnel que nous avons traitées, et où nous le faisons, pour avoir accès aux données à caractère personnel. À condition que les droits et les libertés d’autres personnes ne soient pas affectés, nous vous fournirons une copie de vos données à caractère personnel. Ce service et en particulier la première copie, seront fournis gratuitement, mais nous nous réservons le droit de facturer des frais raisonnables pour couvrir les charges administratives en cas de nouvelles demandes de votre part.
- Droit de rectifier/compléter vos données
Vous avez le droit d’avoir vos données à caractère personnel rectifiées et/ou complétées (si les données que nous détenons à votre sujet sont inexactes ou doivent être modifiées en cas de changement de coordonnées bancaires par exemple)
- Suppression de vos données à caractère personnel
Sur demande, et à condition que le traitement de vos données à caractère personnel ne soit plus nécessaire pour les services que nous vous fournissons au nom de nos clients et sous réserve des législations en vigueur, vous pouvez demander la suppression de vos données à caractère personnel. Veuillez noter que nous conserverons une copie de vos données à caractère personnel sur nos serveurs afin de respecter les lois en vigueur et pour la protection de nos intérêts légitimes.
- Restriction de notre utilisation de vos données à caractère personnel
Vous pouvez demander, sous certaines conditions, la restriction de notre utilisation de vos données à caractère personnel.
Vous pouvez exercer ces droits en contactant l’équipe patientprimary (les coordonnées de contact sont indiquées sur le FCD/FCE).
