Documento patientprivacy

patientprimary (‘nosotros’) le proporciona este documento para que se informe adecuadamente sobre cómo se va a usar y a almacenar su información personal.

Para fines de este documento patientprivacy, los términos “usted’ y ‘su’ hacen referencia:

1. al paciente con el que está relacionado este documento;
2. al tutor que complete el formulario de recopilación de datos (RD) o el formulario de consentimiento informado (CI) en nombre del paciente;
3. a la persona cuidadora que acompaña al paciente.

CÓMO RECABAMOS INFORMACIÓN Y QUÉ DATOS RECOGEMOS

Formas de recabar información sobre usted:

• Cuando rellena los formularios de recopilación de datos (RD) o de consentimiento informado (CI), u otros formularios (como el de reembolso, el de solicitud de devolución de gastos y directrices), o cuando se pone en contacto telefónico o por escrito con nosotros.
• Cuando se pone en contacto con nuestro equipo para que le preste asistencia.
• Cuando se comunica con nuestros equipos de viajes o de finanzas por temas relacionados con sus solicitudes; p. ej., devolución de gastos de viaje, alojamiento o reembolsos.
• Cuando utiliza nuestras aplicaciones o cuando da su opinión sobre nuestras aplicaciones.
• A partir de terceros, como el promotor, el centro, los proveedores de servicios (p. ej., taxis locales, ambulancias, hoteles o líneas aéreas).

El tipo de información que podemos recopilar:

La información personal puede incluir:

• Nombre, dirección, sexo, fecha de nacimiento, dirección de correo electrónico, número de teléfono, ID de paciente del estudio, contactos en caso de emergencia, el estudio en el que participa, el centro en el que le van a atender, cualquier tipo de asistencia especial, requisitos de dieta, preferencias de viaje, información del pasaporte y otros documentos de identidad necesarios para organizar los viajes, información bancaria o información de pago requerida para las solicitudes de reembolso, los comentarios que nos pueda aportar sobre el estudio o nuestros servicios.

Detalles de las transacciones: información relacionada con su uso de las aplicaciones para móvil patientprimary y expensefirst (‘aplicaciones’).

• La aplicación patientprimary, que incluye: detalles de la visita, solicitudes de viaje y alojamiento, fechas y horas de las solicitudes y los servicios proporcionados, información relacionada con los desplazamientos (lugar, fecha, hora, etc.).
• La aplicación expensefirst, que incluye: el tipo de solicitudes de reembolso que envía, copias de los recibos, fechas y horas de los envíos de las solicitudes de devolución, el valor de los gastos que reclama, el estado de sus solicitudes de devolución.

También podemos recabar información personal sobre personas relacionadas con usted (p. ej., información de contacto en caso de emergencia).

No recabamos información sobre su salud excepto cuando usted la revele de forma deliberada

Información que podemos recabar con nuestras aplicaciones:

Podemos recabar la siguiente información si utiliza nuestras aplicaciones:

Información sobre su dispositivo, como:

• Sistema operativo y versión
• Identificadores únicos del dispositivo

Información sobre su actividad en la aplicación, como:

• Fechas y horas de acceso
• Bloqueos o caídas de la aplicación

Información que recabamos a partir de terceros:

Podemos recabar información suministrada por terceros, como el promotor, el centro, los proveedores de servicios, que puede incluir:

• Información suministrada por el centro sobre su participación en el estudio, como: las fechas de sus visitas, cancelaciones (si las hubiera), aplazamientos de visitas, método de reembolso, detalles de las tarjetas que le hayan entregado.
• Información suministrada por los proveedores de servicios que usamos para respaldar sus solicitudes de reembolso de viaje, alojamiento y gastos.
• Información suministrada por otras partes, como el patrocinador (p. ej., las fechas de las visitas).

Podemos combinar la información obtenida a partir de estas tres fuentes con otra información en nuestro poder.

CÓMO USAMOS SU INFORMACIÓN: FINES DE LA RECOPILACIÓN Y EL PROCESAMIENTO

Podemos recabar y usar información para los fines siguientes:

• Para proporcionar nuestros servicios (como se describe con más detalle más adelante).
• Para fines de seguridad: podríamos confirmar su identidad en nuestros registros para evitar fraudes o uso fraudulento de identidades.
• Para informar a la empresa de investigación por contrato (‘CRO, del inglés “contract research organization”) y/o al promotor sobre los servicios que le han sido ofrecidos a usted de su parte.
• Para informar a la CRO y/o al promotor asuntos sobre el suministro de nuestros servicios.
• Para informar a la CRO y/o al promotor cuando nos proporciona información médica sobre usted.
• Para realizar las operaciones internas necesarias para ofrecer nuestros servicios, incluidas las pruebas y el seguimiento.
• Para cumplir con nuestras obligaciones legales y para fines de auditorías (externas e internas).
• Procedimientos jurídicos: Podemos usar la información para investigar y tratar reclamaciones o disputas, y para proteger nuestros intereses comerciales, por lo que puede que guardemos sus datos después de haber finalizado el estudio en el que participa (como se describe con más detalle más adelante).

Mientras proporcionamos nuestros servicios podemos usar su información personal para los fines siguientes:

• Organizar los desplazamientos y el alojamiento para usted (bien cuando usa las aplicaciones o fuera de línea).
• Procesar las solicitudes de reembolso y facilitarle el pago (bien cuando usa las aplicaciones o fuera de línea).
• Proporcionarle asistencia cuando se pone en contacto con nosotros, por ejemplo dirigiendo sus preguntas a la persona relevante e investigando y tratando los problemas que pueda tener.
• Servir de enlace con el centro cuando sea necesario a fin de ayudar con la organización de su viaje, alojamiento y reembolsos.

CON QUIÉN COMPARTIMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL: DESTINATARIOS

Podemos compartir la información personal que recabamos:

• Dentro de nuestro grupo empresarial

Podemos compartir información entre nuestras oficinas ubicadas por todo el mundo cuando sea apropiado. Por ejemplo, la persona que se encarga de su solicitud de reembolso puede necesitar pasar determinada información sobre usted a otra persona de la empresa (p. ej., información bancaria) para que se procese el reembolso.

• Con nuestros clientes o con los centros

Recabamos su información personal de parte de nuestro promotor o CRO, y podemos compartirla con ellos; por ejemplo, cuando necesitamos obtener su aprobación para su solicitud de reembolso. Le aseguramos que la confidencialidad de su identidad se mantiene en todo momento porque en este tipo de situaciones solo usamos su ID de paciente del estudio, no sus datos personales. Para ayudar a mantener la confidencialidad de su información le pedimos por favor que se asegure de que dirige todas las consultas sobre el estudio y sobre los servicios que proporcionamos a patientprimary.

Nosotros nos encargamos de servir de enlace con el centro para todo lo relacionado con su participación en el estudio y por lo tanto compartiremos información sobre usted; por ejemplo, para confirmar que las disposiciones del viaje están listas, y que se han cubierto los requisitos de alojamiento. Solo podemos hacer esto si el promotor nos autoriza debidamente a servir de enlace con el centro.

• Con socios comerciales y proveedores de servicios

Podemos compartir información con terceros cuando sea necesario para respaldar los servicios que le prestamos. Por ejemplo, si necesita que le reembolsen gastos, viajes y/o alojamiento, será necesario comunicar su información personal a la aerolínea, hotel y/o, para el reembolso de gastos, el proveedor de la tarjeta de pago. Solo podremos hacer esto si existe un acuerdo con la entidad relevante para asegurarnos de que protege su información o si tenemos la seguridad de que su información se va a proteger adecuadamente.

Por motivos legales o en caso de disputa A nuestros auditores, abogados, contables, consultores y otros asesores profesionales:

• Cuando sea razonablemente necesario a fin de obtener asesoramiento profesional o gestionar litigios y riesgos.
• Cuando dicha divulgación sea necesaria para cumplir con obligaciones jurídicas a las que estamos sujetos.
• Para fines de auditorías externas; por ejemplo, si un cliente o una autoridad reguladora fuera a auditarnos.

TRANSFERENCIAS Y ALMACENAMIENTO DE SUS DATOS FUERA DE EUROPA / EE. UU.

Podemos transferir su información personal fuera de Europa/EE. UU.:

• Dentro de nuestro grupo de empresa (ver información más arriba).
• Con nuestros proveedores de servicios seleccionados que podrían necesitar acceso a sus datos, por ejemplo, agencias de viajes, líneas aéreas, proveedores de transporte locales, proveedores de tarjetas de pago para prestarle los servicios (es decir, organización del viaje) que pueda requerir. Nota: estos proveedores también podrían almacenar sus datos fuera de Europa y de EE. UU. donde el nivel de protección puede no ser tan alto como el que se espera en Europa.
• Con el responsable del promotor o de la CRO encargado de gestionar el estudio en el que va a participar. Se hará usando su ID de paciente del estudio a fin de mantener la confidencialidad de su identidad.
• Haremos todo lo razonable para asegurarnos de que sus datos se tratan de forma segura (y comprobaremos qué protección puede ofrecerse, como el certificado “Privacy Shield”), y también para prevenir el acceso no autorizado y el uso fraudulento de datos personales.

RETENCIÓN Y ELIMINACIÓN DE SU INFORMACIÓN PERSONAL

Durante cuánto tiempo conservamos su información personal

• Conservamos su información en conformidad con nuestras políticas de retención, a no ser que la legislación aplicable requiera un periodo de retención más largo o más corto. Nuestras políticas de retención siempre están sujetas a las leyes aplicables y se basan en los criterios siguientes:
  • La duración del ensayo y nuestra participación en los servicios que proporcionamos.
  • La necesidad de la empresa de protegerse contra cualquier acción judicial y el uso de estos registros como prueba cuando sea necesario.
  • Si hubiera algún asunto pendiente relacionado con usted.
  • En conformidad con las leyes aplicables a las que el promotor o la CRO puedan estar sujetos.
  • En conformidad con las instrucciones específicamente dadas por el promotor o la CRO.
• Siempre que sea posible, la duración se indicará en el formulario de recopilación de datos (RD) o en el de consentimiento informado (CI). Si no se indicara, puede ponerse en contacto con nosotros para obtener más información.

SUS DERECHOS COMO PERSONA INTERESADA

De acuerdo con la ley de protección de datos tiene una serie de derechos como persona interesada, especialmente:

• Derecho de acceso

Tiene el derecho a solicitar la comprobación de sus datos personales que hayamos procesado, y cuando se la concedamos, a que le demos acceso a sus datos personales. Siempre que los derechos y libertades de otras personas no se vean afectados, le suministraremos una copia de sus datos personales. Este servicio, y en particular la primera copia, se hará de forma gratuita, pero nos reservamos el derecho a cobrarle una tarifa razonable para cubrir gastos administrativos en caso de que haga más solicitudes.

• Derecho a corregir y a completar sus datos

Tiene el derecho a corregir y a completar sus datos (si la información que tenemos sobre usted es incorrecta o necesita correcciones, por ejemplo en caso de cambio de banco).

• Eliminación de sus datos personales

Si usted lo solicita, y siempre que el procesamiento de su información ya no sea necesario para los servicios que le prestamos de parte de nuestros clientes, y siempre en cumplimiento de las leyes aplicables, puede pedirnos que eliminemos sus datos personales. Nota: guardaremos una copia de su información personal en nuestros servidores a fin de cumplir con las leyes aplicables y para la protección de nuestros intereses legítimos.

• Restringir nuestro uso de su información personal

En determinadas circunstancias podría solicitar la restricción del uso de sus datos personales.

Puede ejercer cualquiera de estos derechos poniéndose en contacto con el equipo de patientprimary (información de contacto en los documentos RD/CI).