Dit document wordt verstrekt door patientprimary (‘wij’/’ons’) zodat u volledig op de hoogte bent van de manier waarop uw persoonlijke informatie wordt gebruikt en bewaard.
Voor de doeleinden van dit patientprivacy-document wordt met ‘u’ en ‘uw’ verwezen naar
- de patiënt op wie dit document betrekking heeft en
- de wettelijke vertegenwoordiger die het Gegevensverzamelingsformulier of Geïnformeerde toestemmingsformulier invult namens de patiënt
- de verzorger die de patiënt begeleid
HOE WE INFORMATIE VERZAMELEN EN WELKE INFORMATIE WE VERZAMELEN
De manieren waarop we informatie over u verzamelen:
- Door invulling van het Gegevensverzamelingsformulier, Geïnformeerde toestemmingsformulier of andere formulieren (zoals het vergoedingsformulier/het formulier en de richtsnoeren voor onkostendeclaraties) of door middel van telefonisch of schriftelijk contact met ons
- Wanneer contact wordt opgenomen met ons team voor ondersteuning
- Wanneer overleg wordt gepleegd met onze reserverings- en financiële teams met betrekking tot uw onkostendeclaraties, bijv. voor reis- of verblijfkosten of vergoedingen
- Wanneer onze apps worden gebruikt of er feedback over onze apps wordt gegeven
- Via derden, zoals de sponsor, de zorglocatie, de dienstverleners, bijv. lokale taxi’s/ambulances, hotels of vliegmaatschappijen
De categorieën informatie die wij kunnen verzamelen:
Persoonlijke informatie kan het volgende omvatten:
- Naam, adres, geslacht, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, patiëntnummer van het onderzoek, contactpersonen bij noodgevallen, het onderzoek waaraan u deelneemt, de zorglocatie die u gaat bezoeken, eventuele speciale hulp, dieetvoorschriften, reisvoorkeuren, paspoortinformatie en andere identiteitsdocumenten om reisvoorbereidingen te treffen, bankgegevens/betalingsgegevens die nodig zijn om onkostendeclaraties af te handelen, de feedback die u aan ons kunt geven in verband met het onderzoek of onze diensten.
Transactiegegevens: informatie in verband met uw gebruik van de mobiele applicaties (‘Apps’) patientprimary en expensefirst
- De patientprimary-app, inclusief: bezoekdetails, reis- en accommodatieverzoeken, datums en tijdstippen van verzoeken en de geleverde dienst, reisinformatie (locatie, datum, tijd, enz.)
- De expensefirst-app, inclusief: de soort onkostendeclaraties die u indient, kopieën van de betaalbewijzen, datums en tijdstippen van inzending van uw declaraties, het bedrag van de teruggevorderde onkosten, de status van uw declaraties
We kunnen ook persoonlijke informatie verzamelen over personen in relatie met u, bijv. gegevens van uw contactpersonen bij noodgevallen.
We verzamelen geen informatie over uw gezondheid behalve wanneer u dergelijke informatie welbewust bekendmaakt.
Informatie die we via onze apps kunnen verzamelen:
Als u onze apps gebruikt kunnen we de volgende informatie van u verzamelen:
Informatie over uw apparaat, zoals:
- Besturingssysteem en versie
- Unieke apparaatidentificatie
Informatie over uw activiteiten in de app, zoals:
- Datums en tijdstippen van gebruik
- Storingen in de app
Informatie die we van derden verzamelen:
We kunnen informatie verzamelen van derden, zoals de sponsor, de zorglocatie en de diensterverleners, zoals onder meer:
- Informatie die door de zorglocatie wordt gecommuniceerd met betrekking tot uw deelname aan het onderzoek zoals: uw bezoekdatums, mogelijke annulering(en), uitgestelde bezoeken, methode van terugbetaling, betaalpasgegevens die mogelijk aan u zijn verstrekt
- Informatie die wordt gecommuniceerd door de dienstverleners die wij gebruiken ter ondersteuning van uw onkostendeclaraties voor reis- en verblijfskosten en andere onkosten
- Informatie die door andere partijen wordt gecommuniceerd zoals de sponsor (d.w.z. bezoekdatums)
We kunnen de informatie die uit deze bronnen wordt verzameld samenvoegen met andere informatie waarover wij al beschikken.
HOE WE UW INFORMATIE GEBRUIKEN – DOELEINDEN VAN VERZAMELING EN VERWERKING
We kunnen uw informatie verzamelen en gebruiken voor de volgende doeleinden:
- Om onze diensten te leveren (zoals hieronder uitvoeriger wordt beschreven)
- Veiligheidsdoeleinden: we kunnen uw identiteit bevestigen ten opzichte van onze records om fraude of identiteitsmisbruik te voorkomen
- Om verslag te doen aan de Clinical Research Organisatie (‘CRO’) en/of sponsor over de diensten die namens hen aan u zijn geleverd
- Om verslag te doen aan de CRO en/of sponsor met betrekking tot de uitvoering van onze diensten
- Om verslag te doen aan de CRO en/of sponsor wanneer u bepaalde medisch gerelateerde informatie over uzelf bekendgemaakt heeft aan ons
- Om interne handelingen uit te voeren die nodig zijn om onze diensten te leveren, waaronder tests en controles
- Om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen en voor (externe en interne) auditdoeleinden
- Juridische procedures: we kunnen de informatie gebruiken om vorderingen of geschillen te onderzoeken en op te lossen en onze bedrijfsbelangen te beschermen; om die reden kunnen wij uw gegevens ook na beëindiging van het onderzoek waaraan u deelneemt bewaren (zoals hieronder uitvoeriger wordt beschreven).
Bij het leveren van onze diensten kunnen we uw persoonlijke informatie gebruiken voor de volgende doeleinden:
- Om reisvoorzieningen en accommodatie voor u te regelen (door middel van uw gebruik van de app(s) dan wel offline)
- Om onkostendeclaraties te verwerken en de terugbetaling aan u te faciliteren (door middel van uw gebruik van de app(s) dan wel offline)
- Om u ondersteuning te bieden wanneer u contact met ons opneemt, waaronder het doorsturen van uw vragen naar de relevante persoon en het onderzoeken en oplossen van eventuele zorgen die u zou kunnen hebben
- Om indien nodig met de zorglocatie te overleggen ter ondersteuning van uw reis- en verblijfsvoorzieningen en vergoedingen
MET WIE DELEN WE UW PERSOONLIJKE INFORMATIE – ONTVANGERS
We kunnen de door ons verzamelde persoonlijke informatie delen:
- Binnen onze bedrijvengroep
Waar van toepassing kunnen we informatie delen met onze diverse kantoren over de hele wereld. De persoon die bijvoorbeeld uw onkostendeclaratie afhandelt, kan bepaalde informatie over u moeten uitwisselen met een andere persoon in ons bedrijf (d.w.z. bankgegevens) zodat de vergoeding kan worden verwerkt
- Met onze cliënten/zorglocaties
We verzamelen uw persoonlijke informatie namens de CRO/sponsor en wij kunnen deze informatie met hen delen, bijvoorbeeld om goedkeuring te verkrijgen in verband met uw onkostendeclaratie. U kunt ervan uitgaan dat de vertrouwelijkheid van uw identiteit te allen tijde gehandhaafd blijft, aangezien we in deze situatie alleen uw patiëntnummer van het onderzoek gebruiken en niet uw volledige gegevens. Om de vertrouwelijkheid van uw informatie te helpen handhaven, kunt u ervoor zorgen dat alle vragen over het onderzoek en de diensten die we leveren aan patientprimary worden gericht.
We plegen overleg met de zorglocatie met betrekking tot uw deelname aan het onderzoek en wij delen daarom informatie over u, bijv. om uw reisdetails te bevestigen en dat aan accommodatievereisten is voldaan. We doen dit alleen indien we door de sponsor zijn gemachtigd om met de zorglocatie te overleggen
- Met zakelijke partners en dienstleveranciers
We kunnen wanneer nodig informatie met derden delen om de diensten die aan u zijn verstrekt te ondersteunen. Als u bijvoorbeeld een vergoeding moet ontvangen voor reis- en/of verblijfskosten of andere onkosten, wordt uw persoonlijke informatie gedeeld met de aanbieder van de reis, de vlucht of het hotel en/of de uitgever van de bankpas voor het vergoeden van de onkosten. We doen dit alleen indien er een overeenkomst met de relevante derde partij is gesloten om ervoor te zorgen dat uw informatie wordt beschermd of indien we ervan overtuigd kunnen zijn dat uw informatie voldoende wordt beschermd.
Om juridische redenen of in het geval van een geschil Met onze auditors, advocaten, accountants, consultants en andere bevoegde adviseurs
- Wanneer het redelijkerwijs noodzakelijk is om professioneel advies in te winnen of juridische geschillen en risico’s te beheren.
- Wanneer een dergelijke bekendmaking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting die aan ons is opgelegd te vervullen.
- Voor externe auditdoeleinden, bijvoorbeeld als we door een cliënt of regelgevende autoriteit worden gecontroleerd.
OVERDRACHT EN OPSLAG VAN UW GEGEVENS BUITEN EUROPA/DE VS
We kunnen uw persoonlijke informatie buiten Europa/de VS overdragen:
- Binnen onze bedrijvengroep (zie hierboven).
- Aan onze geselecteerde dienstleveranciers indien zij inzage in uw gegevens moeten hebben, bijv. reisbureaus, vliegmaatschappijen, lokale vervoersbedrijven, uitgevers van bankpassen, om de diensten te leveren (bijvoorbeeld reisvoorzieningen) die u nodig kunt hebben. Merk hierbij op dat deze leveranciers uw gegevens ook buiten Europa, en met name de VS, kunnen bewaren, waar de mate van bescherming mogelijk minder hoog kan zijn dan in Europa.
- Aan de CRO/sponsor die verantwoordelijk is voor het beheer van het onderzoek waaraan u deelneemt. Dit gebeurt met behulp van uw patiëntnummer van het onderzoek om de vertrouwelijkheid van uw identiteit te handhaven.
- We treffen alle redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig worden behandeld (en controleren welke bescherming eraan kan worden gegeven, zoals de Privacy Shield-certificering), en om ongeoorloofde toegang tot en misbruik van persoonsgegevens te voorkomen.
BEWAREN EN VERWIJDERING VAN UW PERSOONLIJKE INFORMATIE
Hoe lang bewaren we uw persoonlijke informatie?
- We bewaren uw informatie in overeenstemming met ons bewaarbeleid, tenzij de geldende wetgeving een langere/kortere bewaarperiode voorschrijft. Ons bewaarbeleid is altijd onderworpen aan de van toepassing zijnde wetten en is gebaseerd op de volgende criteria
- De duur van de studie en onze betrokkenheid bij de diensten die we leveren
- De noodzaak voor ons bedrijf om onszelf te beschermen tegen rechtsvorderingen en om deze records als bewijs aan te voeren wanneer dit nodig is
- Als er sprake is van een openstaande kwestie die met u verband houdt
- In overeenstemming met de van toepassing zijnde wetten waar de sponsor/CRO aan onderworpen kan zijn
- In overeenstemming met de instructies die specifiek door een CRO/sponsor worden verstrekt
- De periode wordt waar mogelijk op het Gegevensverzamelingsformulier/Geïnformeerde toestemmingsformulier aan u gecommuniceerd. Neem a.u.b. contact met ons op voor meer informatie indien dit niet het geval is.
UW RECHTEN ALS BETROKKENE
Als betrokkene heeft u een aantal rechten krachtens de gegevensbeschermingswet, in het bijzonder:
- Recht op inzage
U heeft het recht om een verzoek in te dienen ter bevestiging van uw persoonsgegevens die wij hebben verwerkt, en wanneer we dit doen, om inzage in de persoonsgegevens te krijgen. Op voorwaarde dat geen afbreuk aan de rechten en vrijheden van anderen wordt gedaan, verstrekken we een kopie van uw persoonsgegevens aan u. Deze service en in het bijzonder de eerste kopie worden kosteloos verstrekt, maar we behouden ons het recht voor een redelijke vergoeding voor administratieve kosten aan te rekenen in het geval u aanvullende verzoeken indient.
- Recht op rectificatie/aanvulling
U heeft het recht om uw persoonsgegevens door ons te laten corrigeren en/of aan te vullen (indien de gegevens die we over u bewaren onjuist zijn of gewijzigd moeten worden, bijvoorbeeld bij een wijziging van bankgegevens)
- Wissen van uw persoonsgegevens
Op uw verzoek, en op voorwaarde dat de verwerking van uw persoonlijke informatie niet langer noodzakelijk is voor de diensten die we namens onze klanten en onderhevig aan de van toepassing zijnde wetten aan u leveren, kunt u een verzoek tot verwijdering van uw persoonsgegevens indienen. Merk hierbij op dat we een kopie van uw persoonlijke informatie op onze servers bewaren om aan de van toepassing zijnde wetten te voldoen en voor de bescherming van onze rechtmatige belangen.
- Beperking van ons gebruik van uw persoonlijke informatie
U kunt, onder bepaalde omstandigheden, een verzoek indienen om ons gebruik van uw persoonsgegevens te beperken
U kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met het team van patientprimary (contactgegevens zijn te vinden op het Gegevensverzamelingsformulier/Geïnformeerde toestemmingsformulier)
